Quando um evento acontecer, tarefas são criadas automaticamente conforme a configuração feita no modelo, é possível cloná-lo também. No modelo você configura, título, etapa, tipo de tarefa, quadro, projetos e descrição, atribuir alocados e adicionar datas relativas.

É possível automatizar a criação de tarefas e subtarefas. No botão Automações, localizado no canto superior direito da tela, você acessa a central de automações e cria uma Nova Automação. Selecione o evento que você espera que ocorra, por exemplo, Tarefa ser aprovada, e então defina como ação a criação de tarefas e subtarefas.

Você pode filtrar tarefas e subtarefas criadas por automação. No filtro do quadro é possível selecionar as automações que deseja filtrar na opção 'criada por'. Já nas condições nos dashboards, filtros de tabelas e na central de automações, basta utilizar a opção 'criada por' com o operador 'contém o texto' para indicar quais automações deseja considerar.

Dica de uso

Use esta automação para criar subtarefas a partir de um evento em uma tarefa. Esta tarefa, que acionará a automação, pode disparar a criação de subtarefas para outros quadros ou etapas.

Vamos dar o exemplo da imagem abaixo: uma pessoa solicitou para o time de marketing a criação de um novo vídeo através de formulário, e esta solicitação se tornou uma tarefa dentro do quadro. Quando essa tarefa entrar na etapa Conteúdo, você precisa que 4 subtarefas sejam criadas para ela: Roteiro, Edição, Revisão e Publicação.

Com a automação é possível configurar os modelos dessas subtarefas e criá-las automaticamente, dando seguimento ao processo sem a necessidade de alguém criar manualmente essas subtarefas.

Você consegue ajustar em cada modelo de subtarefa os seguintes campos obrigatórios: quadro, etapa, tipo de tarefa e projeto (quando obrigatório), sendo possível adicionar até 150 subtarefas.

Por padrão, sempre virá no modelo de subtarefa o quadro atual e sua primeira etapa, mas basta clicar para alterá-los se necessário.

Dicas: para evitar que toda a tarefa que entre na etapa sofra a automação de criar subtarefas, é possível adicionar condições. Um exemplo de condição importante para esse caso é a possibilidade de filtrar que essa automação ocorra apenas em tarefas e não em subtarefas, para isso basta adicionar a condição ID da tarefa principal é nulo.

Como criar

Selecione os parâmetros a seguir:

Ação: Criar subtarefas

Selecione o valor dos campos: adicione os modelos de subtarefas que desejar, e selecione qual quadro, etapa, tipo de tarefa e projeto deseja configurar em cada subtarefa (o projeto é o único campo opcional, caso sua conta não tenha esta obrigatoriedade nas configurações gerais).