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Al hacer clic en una tarea, ésta es la presentación que encontrará:

Configurar estas funciones te ayudará mucho a organizar tus tareas, y te explicaremos cada punto para que puedas consultar este artículo siempre que quieras.

En la cabecera de la tarea, situada en la parte superior, encontrarás los siguientes elementos:

1. Icono " Play ": pulsando sobre él se inicia o pausa el temporizador. Al hacer clic en "Reproducir", tu avatar se vuelve verde, lo que indica que la tarea se ha activado.

2. Icono de check: cuando finalices tu trabajo, pulsa sobre él para entregar sólo tu parte o toda la tarea.

3. Avatar individual: muestra primero tu avatar (si está asignado a la tarea). Haga clic en su avatar para acceder a las opciones de entregar su parte, transferir a otro usuario, ajustar las horas registradas o eliminar la asignación.

4. Otros avatares: muestra otras personas que también han sido asignadas para trabajar en la tarea.

5. Icono Añadir asignados: pulsando aquí, puedes añadir a otros miembros de tu equipo a la tarea, en función de sus permisos.

6. Compartir: utilice esta opción para compartir la tarea con usuarios externos, que pueden ser personas ajenas a su cuenta de Runrun.it, como asociados y clientes.

Al hacer clic en el botón Compartir, como en la imagen superior, puede añadir los e-mails de las personas y escribir un mensaje: elija si desea compartir la fecha de entrega deseada, la fase actual, el porcentaje de progreso y los archivos adjuntos.

En las cuentas de pago, el número de usuarios invitados es ilimitado. Cada persona externa recibirá un mensaje de e-mail para acceder a la información de la tarea, como se muestra a continuación:

El invitado verá un área exclusiva como la de la imagen inferior, y sólo encontrará la información que usted comparta con él, que puede ser la fecha de entrega deseada, la fase actual de la tarea, el progreso en % y archivos adjuntos para ver, descargar, aprobar o desaprobar.

Además, el usuario invitado podrá intercambiar mensajes con su equipo a través del chat de tareas. Utiliza el espacio para alinear demandas, aprobar documentos y mantener a todo el mundo en la misma página.

7. Chat de la tarea: el símbolo con la burbuja de chat aparece cuando la tarea se comparte con usuarios invitados, y sirve como acceso directo para abrir los mensajes intercambiados entre el equipo y personas ajenas a la cuenta. Es importante tener en cuenta que todos los usuarios con acceso a la tarea podrán interactuar en el chat.

8. Añadir o quitar urgencia: marca o desmarca la tarea como urgente.

9. Más acciones: aquí encontrarás varias opciones importantes para modificar la tarea, como ajustar los tiempos registrados, enviar la tarea a la parte superior del tablero, moverla de un tablero a otro, clonarla, convertirla en subtarea (para tareas principales), convertirla en tarea principal y moverla a otra tarea (opciones disponibles para subtareas), así como solicitar aprobación, transferirla al equipo y eliminarla.

10. Icono X: pulse para cerrar la tarea.

11. Título de la tarea: nombre dado al crear la tarea. Puede editarse pulsando con el cursor sobre el nombre.

12. ID de la tarea: cada tarea tiene un número único y exclusivo, que aparece junto con la fecha, hora de creación y el nombre del usuario responsable de dar de alta la tarea. Puede utilizar este número para realizar una búsqueda o hacer un filtro para localizar rápidamente esta tarea específica.

Disponemos de seis pestañas que le ayudarán a formatear y organizar la información de su tarea: Descripción, Etapa del tablero, Comentarios, Anexos, Subtareas y Reglas. A continuación veremos cada una de ellas en detalle.

En esta pestaña puede mencionar toda la información importante para llevar a cabo la tarea, detallando lo que hay que hacer en esta demanda.

Puede cambiar el tamaño, el color y el formato del texto. También puede utilizar recursos sencillos para insertar en la descripción una lista de comprobación, imágenes, hipervínculos a sitios web y vídeos, como se muestra en la imagen siguiente:

Puede incluir hyperlinks a sitios web haciendo clic en el icono que se asemeja a una cadena, y los enlaces de vídeo pueden reproducirse sin tener que salir de la propia tarea - para insertar la dirección de vídeo basta con hacer clic en el icono con la figura de una videocámara.

Se pueden añadir imágenes de 3 formas: copiando y pegando, haciendo una captura de pantalla (botón imprimir pantalla del teclado) o pulsando sobre el icono Imagen, como se muestra en la imagen anterior. Las imágenes sólo se pueden añadir cuando se utiliza Runrun.it en un ordenador de sobremesa o portátil.

Importante: las imágenes de la descripción también consumen almacenamiento de la cuenta de la empresa (al igual que las imágenes de documentos como Google Docs y Google Slides).

Cómo alinear la imagen: coloque el cursor junto a la imagen y pulse el botón de alineación (icono con cuatro líneas a la izquierda, derecha, centrado o justificado).

Cómo copiar texto: para los usuarios que utilicen Microsoft Word en Mac, hay dos opciones para pegar el contenido del texto del documento en la descripción de la tarea: hacer clic con el botón derecho y seleccionar "Pegar y hacer coincidir estilo", o utilizar el atajo de teclado Command + Shift + V.

De forma muy sencilla, defina en este espacio cuáles son los campos más importantes de la tarea según cada etapa del proceso, y marque también los ítems de la tarea con cumplimentación obligatoria, sin los cuales no será posible avanzar a la siguiente etapa (utilice campos del sistema o personalizados).

Añada los campos para cada etapa del tablero y asegúrese de que la tarea pasa por el flujo de trabajo con la información completa, reduciendo el tiempo medio que la tarea permanece en la etapa y el retrabajo del equipo. Echa un vistazo a cómo utilizar cada función a continuación:

1. Nombre y descripción de la etapa: muestra el nombre de la etapa actual de la tarea y la descripción (si existe).

2. Detalles de la etapa: pulse para acceder a la ventana con los detalles de la etapa. Puede acceder a la ventana para ajustar el nombre y la descripción de la etapa, así como definir los campos que deben resaltarse en la tarea - marque como en la imagen inferior los elementos que deben ser obligatorios.

3. Campo obligatorio: indica qué elementos se han marcado para cumplimentación obligatoria.

4. Pasar a la siguiente etapa: haga clic en este acceso directo para pasar la tarea a la siguiente etapa - no será posible pasar la tarea si no se rellenan los campos obligatorios.

En esta área puedes intercambiar información con otros colaboradores mencionándoles utilizando su @nombre. También puede reaccionar a los comentarios, incluidos los emojis, y activar u ocultar comentarios del sistema mediante el icono del robot situado en la esquina superior derecha de la pantalla de comentarios, como se muestra en la imagen superior.

Puede adjuntar materiales a la tarea directamente en esta pestaña o a través de los comentarios de la tarea. En el campo Adjuntos, puede descargar o incluir todos los archivos a la vez, con varias funciones disponibles:

1. Ordenar por: hay cuatro opciones para ordenar la lista de archivos: archivo adjunto más reciente, archivo adjunto más antiguo, orden alfabético (A-Z) u orden alfabético (Z-A).

2. Buscar: busca por nombre de archivo, tipo de extensión (.doc, png, xlsx, entre otras) o etiqueta incluida en el archivo - más adelante veremos cómo incluir tags.

3. Adjuntar archivo desde Google Drive: activa esta función para compartir con los miembros de tu equipo y que puedan abrir el documento online.

Si inicias sesión en Runrun.it con una cuenta de Google, tu carpeta de Drive se abrirá automáticamente al hacer clic en el icono. Si tienes una cuenta diferente, aparecerá una ventana pidiéndote que inicies sesión para acceder a Google Drive.

4. Adjunta un archivo de tu PC: pulsa sobre el icono con un clip para añadirlo desde tus documentos.

5. Descargar archivos: descarga en tu ordenador una carpeta zip con todos los documentos añadidos a la tarea.

6. Crear una SharePage: utilizando la SharePage puede generar un enlace externo a Runrun.it para compartir archivos con personas que utilicen o no el sistema. La página también puede protegerse con una simple contraseña. Para hacerlo en una tarea, basta con hacer clic en el punto número 6 de la imagen anterior.

7. Tags: añade tags a los archivos adjuntos para categorizarlos y facilitar su búsqueda, de forma que puedas filtrar por nombre de archivo y también por las palabras incluidas en las tags. Las tags de los adjuntos son independientes de las tags de las tareas y puedes añadir tantas como quieras al adjunto, así como eliminarlas, editarlas o crear nuevas.

8. Información sobre el adjunto: muestra diversos elementos, como la hora en que se subió el archivo, quién lo añadió a la tarea, si se comparte con usuarios invitados, un acceso directo al chat con todos los implicados, tanto internos como externos.

También es posible Copiar link (para compartir con cualquiera), Enviar por e-mail (para reenviar el archivo a uno o varios e-mails), Descargar (para descargar el único archivo seleccionado) y Borrar (por seguridad, sólo las personas con permiso pueden borrar el archivo).

Indicadas con una flecha hacia abajo junto al título (⬎), las subtareas disponen de los mismos recursos que una tarea estándar y pueden avanzar por los pasos sin perder su conexión con la tarea principal.

Puedes crear hasta 150 subtareas dentro de una única tarea principal para centralizar tu flujo de trabajo.

Añade una secuencia de responsables (secuencia de colaboradores que trabajarán en una tarea) o define una tarea previa o posterior, es decir, una regla para establecer qué tarea debe iniciarse antes o después de la tarea actual.

En el lateral de la tarea hay información importante para ayudar a organizar el trabajo, y la mayoría de los campos se pueden ajustar simplemente haciendo clic en el valor, como en la imagen de arriba. A continuación se muestra la configuración por defecto de la pantalla - entraremos en detalle en cada característica.

1. Tablero: cada tarea creada en Runrun.it está vinculada a un tablero (este campo es obligatorio). Si necesita mover la tarea a otro tablero, de Finanzas a Marketing, por ejemplo, sólo tiene que hacer clic en el título para ver la lista de tableros a los que tiene acceso.

2. Etapa: muestra la etapa en la que se encuentra la tarea, y haciendo clic puede abrir la lista de todas las etapas del tablero, por si desea moverla. Pulsando sobre la flecha hacia abajo, se amplía la lista de etapas, y la doble flecha que aparece a su lado moverá la tarea directamente a la siguiente etapa, según el flujo establecido en el tablero.

3. Tags: Al igual que en las redes sociales, las tags te ayudan a encontrar un conjunto de tareas con la misma clasificación. Son muy útiles cuando se trata de formularios y automatizaciones.

4. Tipo de tarea: corresponde al tipo de actividad a realizar, como "informe", "producción de texto", "reunión de alineación", entre otros. Este campo es obligatorio y cada empresa puede crear los nombres que desee utilizar.

5. Proyecto: representa el proyecto al que pertenece la tarea - no es obligatorio.

6. Inicio deseado: fecha sugerida para iniciar la tarea, introducida manualmente.

7. Entrega deseada: fecha indicada para la entrega, también introducida manualmente.

8. Repetición: la repetición se utiliza para automatizar la creación de una tarea que se realiza cada cierto tiempo - es posible determinar la recurrencia (semana, mes, etc.), sin tener que crearlas una a una.

Esta creación de nuevas tareas con repetición puede ayudar, por ejemplo, a programar tareas como la actualización de informes, presentaciones o cualquier otra demanda periódica. Ver más detalles en el tema Repetición de tareas.

9. Fecha de inicio: indica la fecha de la primera jugada dada para iniciar la tarea.

10. Tiempo en esta tarea: aquí aparecerán dos valores - a la izquierda estarán las horas trabajadas en la tarea, y a la derecha las horas que se han estimado para completar esta tarea (este último número siempre refleja el tiempo que se ha registrado en el tipo de tarea).

En este espacio también pueden aparecer los siguientes campos relacionados con el tiempo:

Tiempo en subtareas: si la tarea tiene subtareas creadas, mostrará la suma del tiempo invertido en todas las subtareas.

Tiempo total: la suma del tiempo invertido en la tarea principal y las subtareas. Puedes ampliar u ocultar este desglose de horas haciendo clic en Mostrar más o Mostrar menos.

11. Seguidores: personas que seguirán el desarrollo de la tarea, pero que no necesariamente tienen que trabajar en ella; el uso de esta característica es opcional.

12. Checklist: en este campo puede definir el proceso paso a paso que debe seguir una determinada tarea hasta su finalización (recuerde que también puede crear un checklist en la descripción de la tarea).

13. Puntos Scrum: una medida de esfuerzo basada en la metodología ágil Scrum, no es obligatorio rellenarlo.

Para personalizar aún más el uso de las tareas, ahora es posible crear, eliminar y reordenar los campos de las tareas. Los campos creados también pueden utilizarse en filtros Kanban, formularios, informes e integraciones BI.

Sólo los editores del tablero pueden hacer estos cambios, que se replicarán en la vista de los demás usuarios del tablero y se aplicarán sólo a las tareas del tablero ajustado - de esta manera, cada tablero puede tener sus propias preferencias para ver los campos. Veamos con más detalle cómo reordenar, crear y editar campos.

Para cambiar el orden en que se muestran los elementos de un tablero determinado, haga clic en el botón Campos (que sólo aparece para los editores del marco), y muévalos haciendo clic en los puntos situados a la izquierda del nombre del campo, como en la imagen superior.

Para añadir nuevos datos, haga clic en Campos y, a continuación, en el botón Nuevo campo situado en la parte inferior de la ventana, como en la imagen superior. Dale un nombre a este nuevo elemento y, si quieres, añade una descripción para el campo, de esta forma el equipo tendrá más detalles sobre cómo rellenarlo.

Una vez creado, puede mover el elemento para colocarlo en el orden que desee, sólo tiene que hacer clic en los puntos que aparecen junto al nombre.

Actualmente disponemos de los siguientes tipos de campos:

Texto corto: utilice esta opción para que el usuario pueda rellenar el campo escribiendo un texto (máximo 255 caracteres).

Numérico: en este campo es posible estandarizar el tipo de número que debe rellenarse - compruebe si el número es decimal, añada un prefijo (como un valor expresado en moneda, por ejemplo) o un sufijo (como un porcentaje, peso o cualquier otra medida que desee).

Fecha: utilice este tipo de campo para que la gente pueda rellenarlo rápidamente en formato día / mes / año. Si lo necesita, también puede añadir una fecha y una hora.

Evaluación: utilice este campo para medir el grado de satisfacción o pedir la opinión de la gente. Puede ajustar la escala de 1 a 10 como desee, con valoración numérica, valoración en forma de corazón o estrellas.

Selección única: utilice este elemento cuando el campo sólo tenga 1 valor válido.

Selección múltiple: en este ítem la persona puede definir más de 1 valor para el campo.

Adjuntos: utilice esta opción para facilitar el envío de archivos a las tareas. Los archivos adjuntos que envíe aparecerán al hacer clic en el campo personalizado del lateral y también en la pestaña Archivos adjuntos de la tarea.

Puede activar o desactivar el uso de un campo, así como editarlo o eliminarlo. A continuación explicaremos cómo utilizar cada elemento:

1. Activar o desactivar campo: por defecto, el campo recién creado se activa para que los usuarios puedan utilizarlo en las tareas del tablero. Cuando se desactiva, el campo ya no se puede editar en las tareas del tablero.

Al desactivar un campo, los usuarios ya no podrán editarlo, por lo que los datos ya introducidos no se perderán y el campo podrá reactivarse en el futuro. Una vez desactivado, el campo no rellenado dejará de aparecer en las tareas y permanecerá en la sección de campos inactivos, como se muestra en la imagen siguiente:

2. Editar campo: para realizar cualquier ajuste, pulse sobre el símbolo del lápiz y se abrirá una ventana para que pueda cambiar el nombre y la descripción del campo. Una vez creado el campo, no será posible cambiar el tipo de campo (por ejemplo, de texto corto a fecha).

3. Borrar campo: para borrar definitivamente el campo de todas las tareas del tablero, pulse sobre el símbolo con la papelera y escriba "Borrar". Importante: los datos rellenados también se borrarán, y no es posible deshacer esta acción.

Puedes ajustar tu tiempo y ver las horas registradas en la tarea por otras personas a través del centro de tiempo. Como se muestra en la imagen superior, puedes acceder a él haciendo clic en tu avatar (elemento 1), en el botón de más acciones (elemento 2) o en la hora de la tarea (elemento 3).

Cuando abras el centro, puedes hacer clic en el tiempo para añadir o eliminar horas, así como editar tu esfuerzo.

Comprueba en el campo Detalles los cambios de tiempo que has hecho manualmente, y en el icono con los tres puntos puedes entregar tu parte de la tarea o eliminar tu asignación.