Nesse artigo você vai aprender sobre:

1. Compartilhamento de Projetos para Usuários Convidados

1.1 Compartilhamento de Tarefas

1.2. Compartilhamento em massa de todas as tarefas do Projeto

2. Página do Projeto compartilhado acessível ao convidado

2.1 Acessando todas as Tarefas Compartilhadas

2.2 Múltiplas contas

3. Etapa de projeto

4. Chat de Projeto

5. Emails

5.1. Emails para Usuário Runrun.it

5.2. Emails para Convidados

5.3 Quando o convidado fica sem acesso

6. Quantidade limite de Usuários Convidados

A funcionalidade de Compartilhamento de Projetos permite que você estabeleça uma comunicação direta com seus clientes, para que os mesmos possam realizar o acompanhamento dos projetos, sem a necessidade de um mediador entre o cliente e a equipe.

O recurso integra o leque de funcionalidades do Usuário Convidado, que é o compartilhamento seguro das informações em um ambiente extranet sem nenhum custo adicional. Se quiser saber mais sobre o Usuário Convidado, confira nosso artigo neste link.

Então, para compartilhar seus projetos com pessoas externas à sua conta no Runrun.it, clique em Empresa, disponível menu do canto superior da tela, e em seguida na opção Projetos. Este comando o levará para uma página com todos os projetos da sua empresa.

Há duas maneiras de você fazer esse compartilhamento. A primeira é por meio do ícone de três pontinhos, clicando neste botão, você tem a opção de Compartilhar projeto.

Desta forma, você consegue incluir o(s) email(s) do(s) usuário(s) convidado(s). Você também pode selecionar quais os itens que deseja compartilhar: Tarefas do projeto, Prazo, Horas em porcentagem ou Tarefas em porcentagem.

Outra forma simples de compartilhamento é abrir a tela do projeto desejado e clicar no ícone Compartilhar:

Se a sua necessidade é compartilhar apenas tarefas específicas, basta selecioná-las e clicar em Compartilhar, disponível no canto direito superior do layout da tarefa. Se quiser saber mais sobre as possibilidades deste recurso, acesse o artigo específico neste link.

Além de compartilhar os anexos e as informações quantitativas sobre o progresso do projeto, você também consegue compartilhar todas as tarefas que integram o projeto. Para isso, basta ativar o seletor Tarefas do projeto, presente na mesma janela de compartilhamento.

Ao compartilhar o projeto, um email de convite é enviado ao destinatário com a mensagem de contexto, caso você tenha escrito.

Ao clicar na opção Abrir, é possível acessar o projeto compartilhado, disponível somente para o usuário do email convidado. Não há permissão de acesso público.

Conforme o passo anterior, quando o usuário convidado clica em Abrir, ele é redirecionado para uma página do Runrun.it, com um preview das informações compartilhadas com ele. Portanto, para acessar uma tarefa que foi compartilhada, basta clicar sobre o projeto. No caso de existir mais de uma tarefa compartilhada com o email, basta clicar em Tarefas, localizado no canto superior esquerdo da tela, conforme imagem abaixo:

Agora todas as tarefas compartilhadas com email serão listadas juntamente com as informações que foram compartilhadas, como Etapa e Progresso em porcentagem de cada tarefa.

Para facilitar a gestão das informações dos usuários convidados, um mesmo email que tenha sido convidado a aprovar e acompanhar materiais de mais de uma empresa, consegue acessá-las na mesma página, basta alterar a empresa da qual deseja ver as tarefas e projetos compartilhados.

Para facilitar a compreensão do estado do seu projeto, você pode utilizar o recurso de Etapa de Projeto. O campo personalizado te dá a liberdade de definir etapas e cores customizadas a partir dos processos e fluxos de trabalho da sua empresa, facilitando ainda mais a identificação sobre a etapa atual do projeto para não-membros da sua equipe.

Para isso, quando você visualizar a tela Empresa > Projetos no modo lista, tem a opção de coluna Etapa. Esse recurso tem opções já cadastradas, mas que podem ser alteradas e excluídas por você.

Essa gestão das etapas pode ser feita nesta mesma tela, basta clicar sobre em Adicionar, assim um menu aparecerá para você selecionar outra etapa; excluir ou editar as já existentes ou criar uma nova.

Essa visualização serve tanto para fluxo interno da sua equipe quanto para deixar você e os usuários convidados na mesma página. Para deixar a etapa visível para o usuário convidado marque a opção Etapa na janela de compartilhamento.

Para que sua equipe possa estabelecer uma comunicação mais ágil entre si e com os usuários convidados (clientes ou parceiros externos), use o Chat de Projeto. Com esse recurso seus funcionários conseguem conversar sobre o projeto e não apenas nas tarefas específicas.

Para acessar a funcionalidade, clique em Empresa, disponível no canto superior esquerdo do layout do Runrun.it. Em seguida, selecione a opção Projetos e altere o modo de visualização desta tela para lista. Desta forma, você consegue visualizar a coluna Chat nos projetos.

Este recurso é excelente para que todos fiquem na mesma página, e as trocas ficam registradas caso alguém precise se atualizar.

Sua equipe também possui 2 ambientes para as trocas de comentários: selecionando Membros do Projeto, as mensagens são trocadas e visualizadas apenas pelos seus colaboradores que têm acesso ao Projeto.

Agora, se a coluna Convidados for escolhida, o chat fica disponível tanto para membros da sua equipe quanto usuários convidados (os usuários convidados são pessoas externas ao Runrun.it, ou seja, não consomem uma licença da conta), que receberam acesso para este projeto - geralmente clientes ou parceiros.

Com este recurso, a aba serve como uma extranet para integrar equipe e convidados, e assim estabelecer diálogos de maneira direta e desburocratizada.

Não compartilhou o projeto com nenhum convidado? Existe a opção de compartilhamento a partir do chat de convidados, conforme mostra a figura abaixo:

Há uma segunda maneira de acessar o chat do projeto, basta selecionar o projeto desejado, disponível na tela Empresa > Projeto. Além de ver as informações do projeto, no canto superior direito, há o ícone com a opção de Chat, conforme mostra a figura abaixo:

O Runrun.it permanece registrando e te avisando sobre a tomada de decisão e os avanços das suas tarefas. Com a funcionalidade de incluir o cliente nessa comunicação, deixar todos na mesma página é ainda mais essencial. Para isso, confira quem recebe e como recebem os emails de atualização.

Os alocados, os seguidores e os criadores do projeto recebem o email com a atualização. Sendo ela:

O convidado dos seus Projetos recebe um email quando:

O compartilhamento de um projeto pode ser desabilitado a qualquer momento. Com isso, o convidado que tentar acessar novamente será direcionado para a seguinte tela:

Caso queira desabilitar a funcionalidade de compartilhar projetos na sua conta, basta editar nas suas configurações:

A quantidade de Usuários Convidados varia de acordo com o seu Plano. No nosso plano gratuito é possível incluir 50 emails de usuários convidados, já no nosso plano business você pode ter até 100 emails de usuários convidados e no caso de Enterprise a quantidade é ilimitada.

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat.