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Compartilhamento de Projetos para Usuários Convidados
Compartilhamento de Projetos para Usuários Convidados

Saiba como uma pessoa externa pode ter permissão para visualizar um projeto

Évilin Matos avatar
Written by Évilin Matos
Updated over a week ago

Tempo de leitura: 6 minutos

Assuntos abordados neste artigo:

O que são usuários convidados?

Usuários convidados são pessoas que estão fora da sua conta Runrun.it, tais como parceiros e clientes, e não consomem licenças. Nas contas pagas, o número de usuários convidados é ilimitado.

Os usuários convidados são criados ao compartilhar tarefas ou projetos com eles, e a equipe também consegue trocar mensagens via chat para alinhar as demandas.

Vale destacar que os usuários convidados podem apenas visualizar as informações disponibilizadas para ele e interagir nos chats, ou seja, as pessoas externas não podem editar ou modificar tarefas, etapas, quadros e projetos.

Compartilhando um projeto

Para compartilhar seus projetos, clique no menu Empresa, disponível no canto superior da tela, e em seguida na opção Projetos. Este comando te levará para uma página com todos os projetos da sua empresa.

Neste espaço há duas maneiras de você fazer esse compartilhamento. A primeira é por meio do ícone de três pontinhos e em seguida na opção Compartilhar projeto.

A outra maneira de compartilhar é abrir as informações do projeto e clicar no ícone Compartilhar:

As duas formas levam para a janela abaixo, na qual você poderá incluir os e-mails dos usuários convidados e selecionar o que você deseja compartilhar: Tarefas do projeto, Prazo, Etapa, Horas ou Tarefas em porcentagem.

Depois de adicionar os usuários convidados, o projeto fica com o botão Compartilhado na cor verde, como na imagem abaixo. O chat possui 2 abas para conversa: na primeira, chamada Membros do projeto, as mensagens são trocadas e visualizadas apenas pelos usuários da conta que têm acesso ao Projeto, e na segunda, chamada Convidados, o chat fica visível tanto para membros da sua equipe quanto para usuários convidados do projeto.

Como o usuário convidado visualiza o projeto?

Ao compartilhar o projeto, um e-mail será enviado para o usuário convidado. O destinatário também consegue visualizar a mensagem de contexto, caso você tenha inserido, como no exemplo abaixo:

Para facilitar a gestão das informações dos usuários convidados, um mesmo e-mail que tenha sido convidado a aprovar e acompanhar materiais de mais de uma empresa, consegue acessá-las na mesma página, basta alterar a empresa da qual deseja ver as tarefas e projetos compartilhados.

Ao clicar no botão Acessar projeto na mensagem do e-mail, o usuário convidado consegue acessar uma página com as informações do projeto que você compartilhou com ele, como o exemplo a seguir:

Vamos detalhar a explicação de cada item:

1. Nome do projeto: título do projeto fica indicado para facilitar a visualização e identificação da tarefa pelo usuário convidado.

2. Prazo: prazo máximo para a entrega do projeto (se tiver sido adicionada).

3. Etapa: mostra a atual etapa do projeto.

4. Horas em %: neste espaço é mostrado em percentual a quantidade de horas investidas no projeto em verde, e na cor cinza quantas horas restantes estimadas.

5. Tarefas em %: aqui fica indicado em percentual a quantidade de tarefas entregues (em verde), e na cor cinza o percentual de tarefas pendentes (na cor cinza).

6. Chat do projeto: ao clicar no botão será aberta uma aba com o chat do projeto, e mostrará as trocas de mensagens entre a equipe e os usuários convidados.

7. ID: número com o identificador único da tarefa gerado pelo sistema.

8. Título: nome da tarefa.

9. Chat da tarefa: aqui é possível acessar o chat específico da tarefa.

10. Etapa: indica a etapa atual em que a tarefa se encontra.

11. Progresso em %: mostra a porcentagem de horas trabalhadas em cada tarefa de acordo com o tempo estimado de duração total.

Importante: o usuário convidado terá acesso a todas as tarefas e projetos compartilhados com ele, e sempre será notificado por e-mail sobre novas tarefas, mensagens e anexos compartilhados.

Para facilitar a gestão das informações dos usuários convidados, um mesmo e-mail que tenha sido convidado a aprovar e acompanhar materiais de mais de uma empresa, consegue acessá-las na mesma página, basta alterar a empresa da qual deseja ver as tarefas e projetos compartilhados.

Gestão dos usuários convidados

O compartilhamento de um projeto pode ser desabilitado em qualquer momento, basta clicar no botão Compartilhar e desativando o botão, como na imagem abaixo:

Com isso, o convidado que tentar acessar novamente será direcionado para a seguinte tela:

Para administradores da conta, os e-mails dos usuários convidados ficam listados - clique no seu perfil e em seguida na opção Conta da Empresa, como na imagem a seguir:

Caso queira remover um usuário convidado, entre neste espaço e faça a exclusão - todos projetos ou tarefas deixarão de ser compartilhados com a pessoa.

Para desabilitar a funcionalidade de compartilhar tarefas da sua conta, basta entrar nas configurações e desmarcar a opção em Usuários Convidados:

Recado final

A seguir separamos alguns artigos que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

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