Nesse artigo você vai aprender sobre:
1. Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados
1. 1 Compartilhamento de Tarefas
1.2 Compartilhamento de Arquivos da Tarefa para avaliação do seu convidado
1.3 Compartilhamento de Progresso em porcentagem e Etapas das Tarefas
1.4 Compartilhamento de projetos
1.5 Etapa de projeto
2. Página da Tarefa compartilhada acessível ao convidado
2.1. Avaliação dos arquivos
2.2 Acessando todas as Tarefas Compartilhadas
2.3 Múltiplas contas
3. Anexos com comentários e decisões
4. Emails
4.1. Emails para Usuário Runrun.it
4.2. Emails para Convidados
4.3 Quando o convidado fica sem acesso
5. Quantidade limite de usuário Convidados
1. Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados
A funcionalidade de compartilhamento de tarefas permite que você envie para avaliação de seus clientes peças gráficas, fotografias, flyers, entre outros arquivos que precisam da aprovação para dar continuidade ao fluxo de trabalho.
Dessa maneira, a sua empresa centraliza todas as informações em um único local, deixa todos na mesma página sem a necessidade de um mediador entre o cliente e a equipe e ainda garante a revisão da versão mais atualizada do material.
O usuário convidado é uma pessoa externa ao Runrun.it, ou seja, não consome uma licença da conta.
1. 1 Compartilhamento de Tarefas
Para compartilhar os anexos para aprovação, clique na tarefa desejada e em seguida selecione a opção Compartilhar, disponível no canto direito superior do layout da tarefa.
1.2 Compartilhamento de Arquivos da Tarefa para avaliação do seu convidado
Selecionada a ação de Compartilhar, um pop-up abrirá solicitando o(s) email(s) de quem você deseja compartilhar os anexos da tarefa, bem como um campo de mensagem para, caso necessário, você possa descrever mais sobre o contexto do pedido de avaliação.
Após preencher os campos e clicar em confirmar, um segundo pop-up de confirmação surgirá para garantir que o(/s) email(/s) foram inseridos de maneira correta.
Você pode compartilhar a tarefa com uma ou mais pessoas em uma única ação ou repeti-la novamente com novos convidados.
Agora, se você quiser compartilhar anexos de maneira individual, selecionando apenas o que precisa estar disponível a todos os envolvidos no projeto, você pode entrar na aba Anexos, clicar em ... e selecionar Enviar por email. Em seguida, inclua o email do cliente ou parceiro e aperte em Enviar.
1.3 Compartilhamento de Progresso em porcentagem e Etapas das Tarefas
Além de enviar para aprovação os anexos das suas tarefas, também é possível compartilhar o Progresso em % e a Etapa Atual da tarefa com clientes e outras pessoas externas à sua conta. Para isso, basta seguir os passos anteriores de compartilhamento de anexos, porém ativar os respectivos seletores, conforme a imagem abaixo:
1.4 Compartilhamento de projetos para Usuários Convidados
A funcionalidade de Compartilhamento de Projetos permite que você estabeleça uma comunicação direta com seus clientes, para que os mesmos possam realizar o acompanhamento do andamento dos projetos.
Para compartilhar seus projetos, clique no menu Empresa, disponível no canto superior da tela, e em seguida na opção Projetos. Este comando te levará para uma página com todos os projetos da sua empresa.
Há duas maneiras de você fazer esse compartilhamento. A primeira é por meio do ícone de três pontinhos e em seguida na opção Compartilhar projeto.
Desta forma, um modal se abrirá para que você inclua o(s) email(s) do(s) usuário(s) convidado(s) e selecione o que você deseja compartilhar: Tarefas do projeto, Prazo, Horas em porcentagem ou Tarefas em porcentagem.
A outra maneira de compartilhar o seu projeto é clicando sobre o cartão do projeto que deseja enviar e ir no ícone Compartilhar. Desta forma, o mesmo modal acima surgirá na sua tela.
1.5 Etapa de Projeto
Para facilitar a compreensão do estado do seu projeto, você pode utilizar o recurso de Etapa de Projeto. O campo personalizado te dá a liberdade de definir etapas e cores customizadas a partir dos processos e fluxos de trabalho da sua equipe, facilitando ainda mais a identificação sobre a etapa atual do projeto.
Para isso, quando você visualizar a tela Empresa > Projetos no modo lista, tem a opção de coluna Etapa. Esse recurso tem opções já cadastradas, mas que podem ser alteradas e excluídas por você.
Essa gestão das etapas pode ser feita nesta mesma tela, basta clicar sobre em Adicionar, assim um menu aparecerá para você selecionar outra etapa; excluir ou editar as já existentes ou criar uma nova.
Essa visualização serve tanto para fluxo interno da sua equipe quanto para deixar você e os usuários convidados na mesma página. Para deixar a etapa visível para o usuário convidado marque a opção Etapa na janela de compartilhamento.
2. Página da Tarefa compartilhada acessível ao convidado
Ao compartilhar a tarefa, um email de convite é enviado ao endereço inserido. O destinatário também consegue visualizar a mensagem de contexto, caso você tenha inserido.
Ao clicar na opção Abrir, é possível acessar os anexos da Tarefa compartilhada, disponível somente para usuário do email convidado. Não há permissão de acesso público.
2.1. Avaliação dos arquivos
Na tela de visualização do convidado, ele tem acesso aos anexos da tarefa.
Para expandir o tamanho dos arquivos, basta clicar sobre o anexo para visualizar o preview através de uma janela modal, que se abre pela lateral. Nessa tela também é possível aprovar ou reprovar e escrever comentários.
2.2 Acessando todas as Tarefas Compartilhadas
Conforme o passo anterior, para acessar uma tarefa que foi compartilhada com o seu e-mail, basta clicar em Abrir. No caso de existir mais de uma tarefa compartilhada com o seu e-mail, basta clicar em Tarefas, localizado no canto superior esquerdo da tela, conforme a imagem abaixo.
2.3 Múltiplas contas
Para facilitar a gestão das informações dos usuários convidados, um mesmo e-mail que tenha sido convidado a aprovar e acompanhar materiais de mais de uma empresa, consegue acessá-las na mesma página, basta alterar a empresa da qual deseja ver as tarefas e projetos compartilhados.
3. Anexos com comentários e decisões
Quando o convidado Aprovar ou Reprovar um arquivo ou escrever uma mensagem, o sistema exibirá tais decisões nos Comentários para registro do histórico.
Já na aba de Anexos, você consegue ter uma prévia dessas decisões na miniatura. Ou seja, se o arquivo foi ou não aprovado, primeira letra do nome de quem tomou essa decisão e se há comentários nos documentos.
Perceba que há um botão com ícone de um balão disponível ao canto direito do anexo. Ao clicá-lo, a mesma janela modal será exibida no seu Runrun.it para acessar as mensagens e o histórico sobre o arquivo.
4. Emails
O Runrun.it permanece registrando e te avisando sobre a tomada de decisão e os avanços das suas tarefas. Com a funcionalidade de incluir o cliente nessa comunicação, deixar todos na mesma página é ainda mais essencial. Para isso, confira quem recebe e como recebem os emails de atualização.
4.1. Emails para Usuário Runrun.it
Os alocados, os seguidores e o criador da tarefa recebem os emails com as atualizações. Sendo elas:
Quando uma tarefa é compartilhada com alguém;
Novas mensagens nos comentários do anexo;
Aprovação e reprovação de anexos;
Quando alguém desfaz a aprovação ou a reprovação;
Quando um novo anexo é inserido.
4.2. Emails para Convidados
O convidado das suas tarefas recebe um email quando:
Uma tarefa é compartilhada com seu email;
Há novas mensagens nos comentários do anexo;
Há aprovação ou reprovação de um anexo;
Alguém desfaz a aprovação ou reprovação;
Novos anexos são inseridos.
4.3 Quando o convidado fica sem acesso
O compartilhamento de uma tarefa pode ser desabilitado em qualquer momento. Com isso, o convidado que tentar acessar novamente será direcionado para a seguinte tela:
Quando a tarefa é entregue, os botões de Aprovar e Reprovar estarão desabilitados para os convidados.
Caso queira desabilitar a funcionalidade de compartilhar tarefas na sua conta, basta editar nas suas configurações:
5. Quantidade limite de Usuários Convidados
A quantidade de Usuários Convidados varia de acordo com o seu Plano. No nosso plano gratuito é possível incluir 50 emails de usuários convidados, já no nosso plano business você pode ter até 100 emails de usuários convidados e no caso de Enterprise a quantidade é ilimitada. Os emails dos Usuários Convidados ficam listados na sua Conta da Empresa:
Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat.