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Assuntos abordados neste artigo:
Introdução
Depois de finalizar a edição, clique no botão Compartilhar para definir quem pode editar ou apenas responder seu formulário - ele pode ficar acessível para usuários da sua conta Runrun.it e também para pessoas externas.
Uma janela como a da imagem acima será aberta com duas abas:
Acesso interno: defina quais usuários da sua conta podem editar ou apenas visualizar.
Link público: aqui ficam organizados os recursos para exibir o formulário para pessoas externas.
A seguir vamos detalhar cada funcionalidade para que você conheça todas as opções de compartilhamento.
Aba “Acesso interno”
Nesta aba é possível definir quais usuários da sua conta Runrun.it poderão visualizar este formulário. No primeiro campo (indicado na imagem acima com o número um) você pode selecionar 2 opções:
1. Todos os usuários podem acessar
Escolha este item e permita que todas as pessoas da sua conta acessem o formulário.
2. Apenas usuários e equipes participantes
Use esta opção para delimitar quais pessoas ou equipes da sua empresa poderão acessar o formulário.
No item 2 você confere a lista de pessoas que podem acessar o formulário. Ao lado do nome de cada usuário escolha se a pessoa pode ser um editor (podendo preencher e editar a estrutura do formulário), ou marque apenas pode acessar (neste caso ela apenas conseguirá preencher o formulário).
Desta forma, é possível deixar um formulário com mais de um editor, e você pode mudar seu próprio status de editor para pode acessar. Clique em remover acesso caso precise excluir uma pessoa para que ela não possa mais visualizar o formulário.
Importante: para ajudar na organização da conta, editores do quadro sempre terão acesso para editar todos os formulários existentes no seu quadro.
Aba “Link público”
Nesta aba você pode ajustar as configurações para permitir que pessoas que não possuem acesso ao Runrun.it (parceiros, clientes ou outras áreas da sua empresa) possam visualizar e responder o formulário. Importante: pessoas externas não podem editar ou efetuar mudanças na estrutura do formulário.
Confira a seguir cada item presente neste espaço e saiba como utilizar:
1. Qualquer pessoa pode acessar / Ninguém com o link pode acessar
Por padrão, o formulário fica habilitado com a opção Ninguém com o link pode acessar. Torne o formulário público e acessível para pessoas externas alterando este campo para Qualquer pessoa com o link pode acessar.
Ao deixar nesta última opção, ficam disponíveis dois botões:
Copiar link: clique para copiar o endereço e compartilhe o formulário para que as pessoas possam preenchê-lo.
Copiar HTML: clique para copiar o código e o utilize para disponibilizar o formulário diretamente em seu site. Copie o código em HTML e o envie para a pessoa que desenvolve sua página da web.
2. Coletar e-mails
Marque este item para que a coleta de e-mail seja obrigatória para o preenchimento do formulário. Abaixo deste item temos outros dois recursos muito importantes: Enviar a cópia por e-mail e Permitir acompanhar.
Enviar cópia por e-mail: habilite esse recurso caso deseje enviar uma cópia das respostas preenchidas no formulário para o e-mail do respondente - ele receberá um e-mail com as respostas como no exemplo a seguir:
Permitir acompanhar: este recurso é um dos grandes diferenciais do Runrun.it - marque esta opção para que usuários convidados - clientes ou parceiros externos e outras áreas da empresa que não fazem parte da sua conta do Runrun.it - possam responder ao formulário e acompanhar a demanda diretamente no Runrun.it, visualizando sua solicitação através de uma página exclusiva de usuário convidado.
Você poderá escolher nestas configurações o que deseja que o usuário convidado visualize: data de entrega desejada, anexos, etapa atual e percentual de progresso da tarefa.
Dessa forma, a pessoa que enviou a solicitação terá acesso automático à tarefa gerada pelo envio do formulário. Ela receberá uma mensagem por e-mail com um link de acesso ao Runrun.it:
Ao clicar no botão do e-mail, ele será levado para uma tela do Runrun.it para o usuário convidado, como na imagem abaixo:
O número de usuários convidados é ilimitado e não há cobrança adicional. :)
Para conhecer outras possibilidades de compartilhamento para usuários convidados, confira o artigo Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados.
3. Habilitar reCAPTCHA
Ative este recurso de segurança para evitar a ação de robôs. Ele aparecerá ao final do formulário, como no exemplo abaixo:
4. Mensagens de confirmação
Ative esta opção e personalize o título e a mensagem que aparecerão na tela quando o formulário é registrado com sucesso.
5. Redirecionar para link
Caso deseje, inclua o endereço de uma página para ser visualizada pelo solicitante após a confirmação de envio do formulário.
6. Enviar outra resposta
Com esta funcionalidade é possível adicionar um botão na mensagem final de envio para o envio de uma nova resposta usando o formulário.
7. Mostrar marca Runrun.it
Nas contas enterprise é possível escolher se deseja exibir ou não a marca Runrun.it no formulário e na mensagem de confirmação de envio.
Importante: os formulários também podem ser respondidos pelos usuários da conta por meio de celular ou tablet - basta usar o aplicativo gratuito do Runrun.it, disponível nos sistemas Android e iOS. Os solicitantes externos não possuem acesso ao aplicativo, mas podem acessar a aba de usuário convidado pelo navegador padrão do celular.
Recado final
A seguir separamos o link do artigo mencionado neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.
Artigo mencionado no texto:
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