Como compartilhar um Formulário

Saiba como configurar o formulário para receber respostas da equipe ou de pessoas externas

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Written by Silvia Seles
Updated over a week ago

Tempo de leitura: 7 minutos

Assuntos abordados neste artigo:

Introdução

Depois de finalizar a edição, clique no botão Compartilhar para definir quem pode editar ou apenas responder seu formulário - ele pode ficar acessível para usuários da sua conta Runrun.it e também para pessoas externas.

Uma janela como a da imagem acima será aberta com duas abas:

Acesso interno: defina quais usuários da sua conta podem editar ou apenas visualizar.

Link público: aqui ficam organizados os recursos para exibir o formulário para pessoas externas.

A seguir vamos detalhar cada funcionalidade para que você conheça todas as opções de compartilhamento.

Aba “Acesso interno”

Nesta aba é possível definir quais usuários da sua conta Runrun.it poderão visualizar este formulário. No primeiro campo (indicado na imagem acima com o número um) você pode selecionar 2 opções:

1. Todos os usuários podem acessar

Escolha este item e permita que todas as pessoas da sua conta acessem o formulário.

2. Apenas usuários e equipes participantes

Use esta opção para delimitar quais pessoas ou equipes da sua empresa poderão acessar o formulário.

No item 2 você confere a lista de pessoas que podem acessar o formulário. Ao lado do nome de cada usuário escolha se a pessoa pode ser um editor (podendo preencher e editar a estrutura do formulário), ou marque apenas pode acessar (neste caso ela apenas conseguirá preencher o formulário).

Desta forma, é possível deixar um formulário com mais de um editor, e você pode mudar seu próprio status de editor para pode acessar. Clique em remover acesso caso precise excluir uma pessoa para que ela não possa mais visualizar o formulário.

Aba “Link público”

Nesta aba você pode ajustar as configurações para permitir que pessoas que não possuem acesso ao Runrun.it (parceiros, clientes ou outras áreas da sua empresa) possam visualizar e responder o formulário. Importante: pessoas externas não podem editar ou efetuar mudanças na estrutura do formulário.

Confira a seguir cada item presente neste espaço e saiba como utilizar:

1. Qualquer pessoa pode acessar / Ninguém com o link pode acessar

Por padrão, o formulário fica habilitado com a opção Ninguém com o link pode acessar. Torne o formulário público e acessível para pessoas externas alterando este campo para Qualquer pessoa com o link pode acessar.

Ao deixar nesta última opção, ficam disponíveis dois botões:

Copiar link: clique para copiar o endereço e compartilhe o formulário para que as pessoas possam preenchê-lo.

Copiar HTML: clique para copiar o código e o utilize para disponibilizar o formulário diretamente em seu site. Copie o código em HTML e o envie para a pessoa que desenvolve sua página da web.

2. Coletar e-mails

Marque este item para que a coleta de e-mail seja obrigatória para o preenchimento do formulário. Abaixo deste item temos outros dois recursos muito importantes: Enviar a cópia por e-mail e Permitir acompanhar.

Enviar cópia por e-mail: habilite esse recurso caso deseje enviar uma cópia das respostas preenchidas no formulário para o e-mail do respondente - ele receberá um e-mail com as respostas como no exemplo a seguir:

Permitir acompanhar: este recurso é um dos grandes diferenciais do Runrun.it - marque esta opção para que usuários convidados - clientes ou parceiros externos e outras áreas da empresa que não fazem parte da sua conta do Runrun.it - possam responder ao formulário e acompanhar a demanda diretamente no Runrun.it, visualizando sua solicitação através de uma página exclusiva de usuário convidado.

Você poderá escolher nestas configurações o que deseja que o usuário convidado visualize anexos, etapa atual e percentual de progresso da tarefa.

Dessa forma, a pessoa que enviou a solicitação terá acesso automático à tarefa gerada pelo envio do formulário. Ela receberá uma mensagem por e-mail com um link de acesso ao Runrun.it:

Ao clicar no botão do e-mail, ele será levado para uma tela do Runrun.it para o usuário convidado, como na imagem abaixo:

O número de usuários convidados é ilimitado e não há cobrança adicional. :)

Para conhecer outras possibilidades de compartilhamento para usuários convidados, confira o artigo Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados.

3. Habilitar reCAPTCHA

Ative este recurso de segurança para evitar a ação de robôs. Ele aparecerá ao final do formulário, como no exemplo abaixo:

4. Mensagens de confirmação

Ative esta opção e personalize o título e a mensagem que aparecerão na tela quando o formulário é registrado com sucesso.

5. Redirecionar para link

Caso deseje, inclua o endereço de uma página para ser visualizada pelo solicitante após a confirmação de envio do formulário.

6. Enviar outra resposta

Com esta funcionalidade é possível adicionar um botão na mensagem final de envio para o envio de uma nova resposta usando o formulário.

7. Mostrar marca Runrun.it

Nas contas enterprise é possível escolher se deseja exibir ou não a marca Runrun.it no formulário e na mensagem de confirmação de envio.

Importante: os formulários também podem ser respondidos pelos usuários da conta por meio de celular ou tablet - basta usar o aplicativo gratuito do Runrun.it, disponível nos sistemas Android e iOS. Os solicitantes externos não possuem acesso ao aplicativo, mas podem acessar a aba de usuário convidado pelo navegador padrão do celular.

Recado final

A seguir separamos o link do artigo mencionado neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

Artigo mencionado no texto:

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