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La página Configuraciones sólo está disponible para los administradores de cuenta. Aquí puede ajustar las características y reglas globales de la cuenta Runrun.it que se aplicarán a todos los usuarios.

Para acceder a esta área, haga clic en el icono de engranaje del menú superior y, a continuación, en Ajustes, como se muestra en la imagen siguiente:

Haz clic en el menú lateral de la página para encontrar los recursos disponibles para cada tema. A continuación entraremos en detalle en cada tema de la configuración.

Aquí el Administrador encuentra las opciones para definir cómo los usuarios pueden utilizar Runrun.it. Marque la opción para activar las siguientes funciones:

1. Permitir a los usuarios cambiar sus fotos: si no está marcada, sólo los administradores podrán cambiar las fotos de los usuarios.

2. Permitir a los nuevos usuarios crear y recibir tareas de todos por defecto: más adelante, en Configuraciones > Usuarios, podrá personalizar quién abre y recibe tareas para cada usuario.

3. Permitir que todo el mundo gestione las tags: si no está marcada, sólo los administradores y gestores estarán autorizados a crear o editar tags.

4. Permitir a todos crear tableros: si no está marcada, sólo los administradores y gestores estarán autorizados a crear tableros.

5. Permitir a todos los usuarios crear portales: si no está marcada, sólo los administradores y gestores podrán crear portales de formularios.

6. Permitir a los líderes de equipo crear y gestionar clientes, proyectos, plantillas de proyectos y tipos de tareas: si no está marcada, sólo los administradores y gestores estarán autorizados a crearlos y gestionarlos.

7. Permitir a todos los usuarios realizar acciones masivas: si no está marcada, sólo los administradores y gestores podrán realizar acciones masivas.

8. Activar una política de contraseñas más estricta (sólo clientes enterprise): los usuarios deberán actualizar su contraseña cada 90 días. No está permitido repetir ninguna de las últimas 5 contraseñas registradas.

Importante: Antes de activar esta opción, asegúrese de comunicárselo a sus usuarios de Runrun.it. Tras la activación, el usuario será dirigido automáticamente a la página de cambio de contraseña.

9. Quién puede crear nuevos usuarios: elija entre las 3 opciones "Sólo administradores de cuenta", "Administradores, gerentes y líderes de equipo" o "Todos los usuarios".

Los usuarios externos pueden ser clientes, proveedores o distribuidores que no forman parte de su cuenta Runrun.it. Pueden interactuar con tu equipo intercambiando mensajes y archivos adjuntos a través de un área exclusiva.

Además de centralizar los mensajes en un único espacio, facilitando la organización y realización de cada tarea, una de las grandes ventajas de esta función es que el número de usuarios invitados es ilimitado y no hay costes adicionales. :)

En este espacio tienes dos opciones de configuración:

1. Permitir compartir proyectos y tareas con usuarios externos: permite a los usuarios de la cuenta invitar a personas de fuera a ser usuarios externos.

2. Mostrar la marca Runrun.it en el pie de página de los emails y en la página del usuario externo: en las cuentas Enterprise puede activar o desactivar la visualización de la marca Runrun.it que aparece en el pie de página de la página del usuario externo y en los emails de notificación.

Los clientes Enterprise ahora pueden recibir notificaciones de asignación, urgencia, menciones en la tarea y enviar respuestas a través de WhatsApp.

Por defecto, esta funcionalidad está desactivada en los ajustes. Solo el administrador de la cuenta puede activar la función en los ajustes generales. Puede activarse individualmente en la página del usuarios.

Una vez activado, cada usuario podrá incluir su número en su página de perfil: se enviará un mensaje al WhatsApp de la persona para que el número pueda ser validado.

Marca o desmarca las opciones relativas a las funciones de tareas:

1. Sólo los administradores pueden eliminar tareas.

2. Habilitar Scrum scoring: activa el uso de puntos en tareas, hitos y Point Burnup en proyectos.

3. Entregar automáticamente la tarea una vez entregadas todas las partes.

4. Crear tareas sólo a través de formularios: marcando esta opción, los usuarios de la cuenta sólo podrán abrir nuevas tareas utilizando los formularios registrados en la cuenta. Si la deja desactivada, será posible crear tareas desde los formularios y también desde la página Crear nueva tarea. Importante: esta configuración no altera la creación de tareas a través de la opción Añadir tarea en los pasos o a través de las subtareas.

5. Tareas prerrequisito: al modificar la fecha de entrega deseada de una tarea prerrequisito, las tareas posteriores también verán modificadas sus fechas deseadas.

El administrador puede elegir si los comentarios o archivos adjuntos pueden ser borrados o editados, según las opciones:

1. Permitir a los usuarios responder a los comentarios por email.

2. Bloquear la función "adjuntar archivos e imágenes" para todos los usuarios (sólo clientes Enterprise).

3. Cambios en los comentarios y archivos adjuntos: aquí puede elegir si los usuarios pueden o no borrar comentarios y archivos adjuntos.

Compruebe las dos opciones siguientes:

Permitir a los usuarios editar o eliminar: los usuarios pueden editar o eliminar sus comentarios o archivos adjuntos en cualquier momento. Los administradores pueden eliminar cualquier comentario o archivo adjunto.

Bloquear la edición o eliminación por parte de los usuarios: impide que los comentarios y archivos adjuntos de una tarea se eliminen o modifiquen después de un determinado periodo de tiempo. Por defecto, este periodo es de 15 minutos, y puede ajustarse hasta un máximo de 24 horas. En el caso de los comentarios, sólo el usuario que los comentó puede editarlos.

Nota: Los comentarios de Runrun.it son importantes para mantener la transparencia de la empresa, ya que permiten supervisar el progreso de las tareas y comprobar las decisiones.

Activar Cliente > Proyecto: al activar esta función, las tareas se agruparán dentro de la jerarquía Cliente > Proyecto. De esta forma, cada tarea estará en un proyecto específico, vinculado a un cliente.

En Grupo y Subgrupo, tenemos las siguientes opciones:

Habilitar grupos de proyectos (sólo para clientes Enterprise): permite añadir el nivel Grupo a la jerarquía de proyectos. Ejemplo: "Cliente > Grupo > Proyecto".

Habilitar subgrupos de proyecto (sólo para clientes Enterprise): permite añadir el nivel Subgrupo a la jerarquía de proyectos. Ejemplo: "Cliente > Grupo > Subgrupo > Proyecto".

Marque esta opción para activar el uso del boletín y permitir que todos los usuarios de la cuenta publiquen mensajes a toda la empresa o equipos dentro de la plataforma, como en el ejemplo siguiente:

Aquí el administrador de la cuenta puede definir si desea activar o desactivar la contabilización del tiempo, permitiendo a los usuarios registrar las horas trabajadas en una tarea.

Con la contabilización del tiempo habilitada, se habilitarán otras funcionalidades, como Costes, Gantt y Capacidad, Esfuerzo por tipo de tarea, Métricas relacionadas con el tiempo e Informes relacionados con el tiempo.

En Runrun.it existen dos posibilidades para contabilizar el tiempo: Smart Time Tracking® o Contabilización de horas estándar.

Smart Time Tracking®: sólo cuenta las horas de trabajo, según la jornada laboral configurada para el usuario. El registro comenzará en cuanto el responsable haya "Tocado" la tarea. Si trabaja antes o después de su turno, registre sus horas manualmente.

Contabilización de horas estándar: contabiliza todas las horas que una tarea tiene "Play ".

Atención: cuando el administrador opta por el Smart Time Tracking o el Contabilización de horas estándar, el sistema se aplica a todos los usuarios. No es posible asignar usuarios a diferentes métodos de control horario.

Para las Tareas sin registro de tiempo, puede activar o desactivar la opción Recordar sobre el registro en el momento de la entrega, que avisa al usuario de la necesidad de ajustar el tiempo cuando entrega una tarea que no tiene registradas las horas trabajadas.

Al utilizar el Bloqueo de acceso a los ajustes de registro de tiempo, puede activar un bloqueo de acceso para que los equipos no se olviden de pulsar el botón de play en las tareas. De esta forma, el bloqueo ayuda a que "Play" se convierta en un hábito.

El administrador determina un porcentaje mínimo y/o máximo de horas en relación con la jornada laboral diaria para activar el bloqueo. Existen tres opciones:

Bloquear sólo un % mínimo de horas;

Bloquear sólo un % máximo de horas,

Ambas opciones juntas.

Por ejemplo, bloquear el sistema si un usuario ha registrado menos del 80% y más del 200% de sus horas de trabajo en los últimos 6 días.

El bloqueo tendrá lugar incluso en la aplicación, pero sólo podrá desbloquearse a través de la web.

Así, al iniciar sesión en Runrun.it, el usuario será dirigido a la página Tiempo (Yo > Parte de horas) y tendrá que justificar o ajustar manualmente las horas para recuperar el acceso a la lista de tareas y a otras páginas del sistema, como en el ejemplo siguiente:

El RR-Rating® es una puntuación basada en la productividad de cada usuario en los últimos 30 días, según los pesos establecidos en la cuenta por el administrador en los indicadores:

Tareas que se han abierto para uno mismo o para otros.

Tareas comentadas o seguidas.

Tareas entregadas.

Tareas entregadas que han sido reabiertas.

Tareas entregadas a tiempo.

Tareas entregadas con no más de dos estimaciones.

Tareas entregadas en la fecha deseada.

Nota: no hay límite en el valor numérico; incluso es posible incluir valores negativos para un criterio que se considere malo para la empresa, como una tarea reabierta.

En esta página, el Administrador también puede configurar si el RR-Rating® será visible para todo el mundo (aparte de los gerentes y líderes).