Nesse artigo você vai aprender sobre:

1. Configurações das etiquetas

2. Exibir ou ocultar play nas tarefas

3. Como usar os filtros nos Quadros

3.1 Filtros rápidos

3.2 Filtros avançados

3.2.1 Agrupamentos e marcações

3.2.2 Alocados

3.2.3 Criado por

3.2.4 Entrega desejada

3.2.5 Situação da tarefa

4. Como criar um filtro

5. Exemplos

1. Configurações das etiquetas

As etiquetas são marcações que podem ser feitas em cada tarefa para classificar e facilitar a busca nos quadros do Runrun.it. Você pode encontrar as etiquetas clicando no ícone de engrenagem, ao lado de Visualização, conforme abaixo:

O Runrun.it possui as seguintes possibilidades de etiquetas:

  • Cliente: indica para qual cliente a tarefa está vinculada;

  • Grupo: mostra qual grupo ou equipe está envolvida na ação;

  • Subgrupo: exibe o subgrupo no qual a tarefa foi categorizada;

  • Projeto: destaca o projeto no qual a tarefa está inserida;

  • Tipo: mostra o tipo da tarefa;

  • Tags: são palavras-chave utilizadas pela equipe que ajudam a filtrar demandas;

  • Pontos: são utilizados na metodologia Scrum para definir os pontos alcançados conforme a complexidade da tarefa.

Cada usuário pode personalizar a visualização das etiquetas, definindo quais itens deseja exibir ou ocultar em seus cards. Para isso, basta marcar os itens que deseja manter na sua visualização e salvar:

Suas preferências serão salvas e aplicadas em todos os cards dos quadros. Note que ao selecionar os itens, ao final você pode visualizar um exemplo, com uma figura mostrando como seus cards vão aparentar:

2. Exibir ou ocultar play nas tarefas

Além de escolher as etiquetas, na Configuração de exibição há um atalho para marcar se deseja ocultar ou mostrar o Play que dá início à contagem do tempo (ao marcar esta opção também ficam visíveis o cronômetro e a barra de progresso).

Você também pode fazer esta configuração para habilitar ou não o play em suas tarefas na aba Eu, clicando no ícone de engrenagem, conforme a imagem abaixo:

3. Como usar os filtros nos quadros

Um quadro representa a visão de todas as etapas do fluxo de trabalho dentro do Runrun.it. Ou seja, é o melhor lugar para você fazer o acompanhamento das tarefas.

Para visualizar e segmentar as tarefas, use os filtros na coluna à esquerda, abaixo do item Subtarefas:

Vamos explicar abaixo quais são os usos para os filtros disponíveis no quadro.

3.1 Filtros rápidos

Os filtros rápidos te ajudam a localizar em poucos cliques as tarefas com os seguintes status:

  • Tarefas em execução: marque para mostrar as atividades que estão com o play ligado (cronômetro em funcionamento). Ou seja: este filtro indica quais são as demandas em execução pela equipe naquele momento;

  • Tarefas atrasadas: exibe os itens que não foram concluídos e que já ultrapassaram o prazo desejado para entrega;

  • Tarefas urgentes: aqui é possível visualizar os trabalhos que foram sinalizados com urgência e que precisam de prioridade.

Confira a seguir um exemplo com estes 3 filtros rápidos:

3.2 Filtros avançados

Caso esteja procurando apenas um cliente, um projeto específico, ou um tipo de tarefa como “Layout”, você pode utilizar os Filtros Avançados, digitando o título ou selecionando a opção que procura. Também é possível visualizar todas as tarefas que precisam da sua aprovação, por exemplo.

Dessa forma, na mesma tela você vai conseguir analisar o todo ou apenas casos específicos, de acordo com a sua necessidade de gestão.

É importante lembrar que os parâmetros dos filtros podem ser combinados para refinar sua busca. É possível, por exemplo, filtrar o nome do projeto e na opção Alocados visualizar as tarefas que estão atribuídas para você.

Confira abaixo os tipos de filtros avançados:

  • Agrupamentos e marcações: itens usados na categorização das tarefas;

  • Alocados: tarefas que foram configuradas para um ou mais membros da equipe;

  • Criado por: filtrar pelo nome da pessoa que registrou a tarefa;

  • Entrega desejada: data recomendada para a entrega da tarefa;

  • Situação da tarefa: status atual da tarefa em termos de aprovação, prazo entrega ou compartilhamento com usuários externos.

Vamos explicar cada item para que você possa escolher qual a melhor configuração para seu trabalho.

3.2.1 Agrupamentos e marcações

Você pode filtrar as tarefas pelos seguintes parâmetros:

  • Título da tarefa: ao selecionar essa opção, faça a busca digitando uma palavra ou o nome completo da tarefa;

  • ID da tarefa: localize a tarefa pelo número que aparece ao lado do nome;

  • Clientes: escolha quais clientes deseja filtrar;

  • Grupos: se este item estiver habilitado na sua conta, selecione os grupos que deseja;

  • Subgrupos: se os subgrupos estiverem habilitados na sua conta é possível decidir qual você quer visualizar. Descubra como habilitar Grupos e Subgrupos neste artigo;

  • Projetos: você encontra 2 opções neste parâmetro. Marque Escolher projetos para selecionar ou escrever um projeto da lista, ou marque o item Sem projeto para visualizar as tarefas que estão sem um projeto vinculado.

  • Equipes: filtre pelo nome da equipe que deseja;

  • Tipos de tarefa: escolha os tipos de tarefa para visualizar;

  • Tags: selecione pelas tags cadastradas na conta.

Para adicionar mais de um grupo e marcação ao filtro, basta clicar na caixa de seleção e escolher quantos forem necessários.

3.2.2 Alocados

O Gestor ou Administrador da conta pode cadastrar membros da equipe para receber tarefas de forma automática. Para que você conheça mais sobre este recurso, confira o artigo Como gerenciar automações na etapa para alocação de usuários.

Para filtrar as tarefas pelas pessoas que estão alocadas, é possível usar os seguintes parâmetros:

  • Nome do usuário: seu nome aparecerá aqui, e você pode selecionar este item para verificar quais tarefas foi alocado;

  • Todas: nesta opção são mostradas todas as tarefas, sem distinção de quem está alocado;

  • Não atribuídas: tarefas que não possuem pessoas alocadas;

  • Escolher alocados: use esta opção para personalizar e indicar quais colaboradores alocados você deseja filtrar.

3.2.3 Criado por:

Use este recurso para filtrar a partir dos nomes dos membros da equipe que criaram as tarefas no quadro. Confira a seguir as opções:

  • Nome do usuário: use este item para filtrar todas as tarefas que você criou neste quadro;

  • Todos: nesta opção todas as tarefas criadas neste quadro podem ser visualizadas;

  • Escolher criadores: selecione este item para personalizar e indicar quais colaboradores você deseja filtrar.

3.2.4 Entrega desejada

Organize a visualização de acordo com as datas de entrega desejadas:

  • Todas: todas as tarefas do quadro;

  • Sem datas: tarefas sem registro de data de entrega desejada;

  • Últimos 7 dias: tarefas que foram entregues nos últimos sete dias;

  • Hoje: tarefas com data de entrega desejada para hoje;

  • Amanhã: tarefas com data de entrega desejada para amanhã;

  • Próximos 7 dias: tarefas com data de entrega desejada para os próximos sete dias;

  • Próximos 30 dias: tarefas com data de entrega desejada para os próximos 30 dias;

  • Escolher data: escolha no calendário, e veja as tarefas que possuem a data de entrega desejada para o dia selecionado por você;

  • Escolher período: escolha no calendário, um determinado período de tempo e veja as tarefas que possuem data de entrega desejada.

3.2.5 Situação da tarefa

Filtre as tarefas pelo status indicado em cada item. Atualmente existem as seguintes possibilidades de segmentação:

  • Compartilhadas: tarefas que você compartilha com equipes externas da conta do Runrun.it (como clientes e parceiros);

  • Esforço ultrapassado: tarefas que já excederam o esforço estimado (o esforço é determinado pelo tipo de tarefa);

  • Aguardando aprovação: tarefas do quadro que estão aguardando aprovação;

  • Minhas aprovações: tarefas do quadro que estão aguardando a sua aprovação.

4. Como criar um filtro

Para criar um filtro selecione as condições desejadas, de acordo com as opções listadas acima. Em seguida, clique em Salvar. Nomeie o seu filtro e clique em Confirmar.

Os filtros salvos estarão disponíveis na caixinha Meus filtros.

Lembrando que a criação de filtros no quadro funciona da mesma forma que a criação de métricas do Dashboard.

Cada usuário pode criar os seus - de acordo com aquilo que possui permissão para visualizar - e outros usuários não terão acesso aos filtros que você criou, independente do perfil que possuam dentro do Runrun.it (administrador, gestor ou líder).

5. Exemplos

Como filtrar tarefas de um projeto específico:

Como filtrar pelo tipo de tarefa:

Como filtrar minhas tarefas com data de entrega desejada para hoje:

Como filtrar as tarefas que estão aguardando minha aprovação:

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat.

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