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Os campos customizados permitem a personalização das tarefas no Runrun.it: você consegue criar novos campos, com os termos que você utiliza no dia a dia, facilitando a inclusão de informações pela equipe.

Uma vez criados, os campos ficam visíveis nas tarefas e podem ser utilizados em outras funcionalidades da conta: é possível conectá-los com os filtros do kanban, formulários, nas automações, relatórios e até nas integrações com BI - falaremos sobre todas as possibilidades neste artigo. Para começar, vamos explicar como criar, editar e reordenar os campos.

Importante: agora os campos customizados que você utiliza na conta podem ser compartilhados em múltiplos quadros. Cada campo customizado pode ser ajustado para definir quem pode editar e quem pode apenas adicioná-lo ao quadro, habilitando seu uso para preenchimento - mais adiante vamos explicar como criar e gerenciar estes campos compartilhados.

O editor do quadro pode acessar a janela de edição clicando no botão Campos, localizado no canto superior da tela, como indicado na imagem abaixo:

Uma janela como a imagem a seguir será aberta, clique em Adicionar campo para criar um novo campo:

Depois de criado você poderá mover o item para colocá-lo na ordem que deseja, basta clicar nos pontinhos que aparecem ao lado do nome. Você poderá ajustar os seguintes itens:

1. Compartilhar: clique para escolher quais pessoas podem adicionar este campo em seus quadros, e quem tem permissão para editá-lo. Importante: uma vez modificado, esses ajustes feitos no campo serão refletidos automaticamente em todos os quadros onde ele está presente.

2. Nome do campo: dê um nome para este novo item

3. Descrição: caso queira, adicione uma descrição para o campo - assim as pessoas terão mais detalhes sobre como preenchê-lo.

4. Tipos de campo: temos os seguintes tipos de campos.

Texto curto: use esta opção para que o usuário possa preencher o campo escrevendo um texto com até 255 caracteres.

Texto longo (#Novo): use esta opção para que o usuário inclua um texto grande, com mais 255 caracteres.

Numérico: neste campo é possível padronizar o tipo de número que deve ser preenchido - marque se o número é decimal, adicione um prefixo (como um valor expresso em moeda, por exemplo) ou um sufixo (como uma porcentagem, peso ou outra medida que desejar).

Data: utilize este tipo de campo para que as pessoas possam preencher rapidamente no formato dia / mês / ano. Caso necessite, também é possível adicionar data e hora.

Avaliação: use este campo para medir o nível de satisfação ou perguntar a opinião das pessoas. Você pode ajustar a escala de 1 até 10 como quiser, com retorno numérico, em formato de coração ou estrelas.

Seleção única: use este item para quando o campo tenha apenas 1 valor válido.

Seleção múltipla: neste item a pessoa consegue definir mais de 1 valor para o campo.

Anexos: utilize este recurso para facilitar o envio de anexos na tarefa. Os anexos enviados aparecerão ao clicar diretamente no campo localizado na lateral da tarefa, e também na aba da tarefa Anexos.

5. Quadros: além de mostrar o quadro no qual o campo está sendo criado, aqui também é possível incluir outros quadros para que ele possa ser utilizado.

É possível ativar ou desativar o uso de um campo, além de editar ou apagar. A seguir vamos explicar como utilizar cada item:

1. Ativar ou desativar campo: por padrão, o novo campo criado já fica ativado para que as pessoas consigam utilizar nas tarefas do quadro.

Ao desativar um campo, os usuários não poderão mais preenchê-lo - assim, os dados já inseridos não serão perdidos, e o campo poderá ser reativado no futuro. Uma vez desativado, o campo que não estiver preenchido deixará de aparecer nas tarefas, e ficará na seção de campos inativos, como indicado na imagem abaixo:

2. Editar campo: para realizar algum ajuste, clique no símbolo com o lápis e uma janela será aberta para que você consiga alterar o campo. Após a criação do campo, não será possível alterar o tipo do campo (exemplo: mudar de texto curto para data).

3. Apagar campo: para apagar o campo permanentemente de todas as tarefas deste quadro, clique no símbolo com a lixeira e digite “Apagar”. Importante: os dados preenchidos também serão apagados, e não é possível desfazer esta ação.

Para mudar a ordem de apresentação dos itens em um determinado quadro, clique no botão Campos (que aparece apenas para os editores do quadro), e mova-os clicando nos pontinhos à esquerda do nome do campo, como na imagem acima.

Agora os campos customizados que você utiliza na conta podem ser compartilhados em múltiplos quadros.

Essa melhoria elimina a necessidade de recriação manual de campos, evitando retrabalho e garantindo maior consistência e padronização de dados entre as equipes.

Outra vantagem é que, ao editar um campo compartilhado, estes ajustes serão refletidos automaticamente em todos os quadros onde ele está presente.

Os campos também podem ser configurados para definir se todos ou se apenas alguns usuários podem adicioná-los aos quadros, viabilizando seu uso e preenchimento, e quem tem permissão para editá-lo. Dessa forma o risco de alterar por engano sua configuração global em todos os quadros é minimizado. Veja a seguir como criar e editar.

Para criar um campo compartilhado vá até o ícone Campos, e em seguida clique em Adicionar campo, como na imagem abaixo:

Na janela Adicionar campo você pode usar a barra de busca para procurar o campo, e pode escolher o tipo de campo que deseja criar. Em Campos disponíveis você encontrará uma listagem com os campos compartilhados que você pode adicionar ao quadro ou editar:

Ainda nesta listagem dos campos disponíveis, a palavra Adicionado indica que o campo já está habilitado para uso nesse quadro, e o número ao lado mostra em quantos quadros o campo está sendo utilizado.

Caso necessite realizar um ajuste em um campo já existente no quadro, localize-o na lista e clique em Editar campo.

Nesta janela é possível realizar a gestão de cada campo: no botão superior, defina as pessoas com permissão para adicionar ao quadro ou que podem editar o campo (as mudanças serão replicadas automaticamente para todos os quadros).

No ícone com os três pontinhos estão as opções para desativar ou apagar o campo neste quadro.

Como indicado na imagem acima, o sistema sempre mostrará nome, data e horário de quem criou o campo e quem realizou a última edição.

Para integrar os campos customizados ao seu processo, combine-os com as funcionalidades do Runrun.it. Temos alguns vídeos explicando o passo a passo, mas também iremos explicar a seguir:

Todos os usuários do quadro podem visualizar na lateral esquerda da tela os campos customizados. Para vê-los, clique nos filtros avançados e use-os como parâmetro para filtrar as tarefas:

Para salvar um filtro, selecione os parâmetros que deseja, e ao final da listagem aparecerão três opções como na imagem a seguir: mover, salvar e limpar.

Os campos customizados também aparecem como opções de perguntas para serem utilizadas nos formulários conectados ao quadro. Todos os campos criados no quadro aparecerão listados no item Campos do quadro, como indicado na imagem abaixo:

Ao usar os campos como perguntas, a resposta enviada pela pessoa a esta pergunta aparecerá na descrição da tarefa e também ficará preenchida no campo lateral da tarefa. Para mais detalhes, confira o artigo Como editar formulários.

Você pode usar os campos customizáveis como condições para refinar sua automação, basta selecionar o campo nas condições, como o exemplo abaixo:

Para incluir os campos, o editor do quadro deve clicar no botão Automações para acessar a Central de Automações, e depois no item Evento > Adicionar condição - os campos customizáveis aparecerão no primeiro campo de parâmetros, em uma listagem organizada em ordem alfabética:

Ao selecionar um campo customizado, os demais campos Operador e Valor das condições precisam ser preenchidos. Os campos customizados podem ser incluídos como condições em automações novas ou já existentes - nas automações já criadas, basta clicar em cima da automação desejada para editá-la.

O Dashboard no Quadro facilita o acesso aos dados atualizados em tempo real de cada fluxo de trabalho.

Os campos dos tipos avaliação e numéricos criados no quadro podem ser utilizados na edição das métricas de números, nos gráficos de colunas, linhas e pizza, nos seguintes parâmetros: eixo vertical, eixo horizontal e agrupar por. Para mais detalhes, confira o artigo Como usar o Dashboard no Quadro.

Você também pode extrair os dados dos campos nos relatórios de planilhas, basta marcar a opção Incluir campos customizados, como indicado na imagem abaixo:

Saiba mais detalhes no artigo Relatórios do Runrun.it.

Clientes do plano Enterprise podem integrar os dados do seu Runrun.it com uma plataforma BI e exportar os dados dos campos customizados. Saiba mais detalhes sobre a funcionalidade no artigo Como integrar dados do Runrun.it com plataformas de BI.