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Os campos customizados permitem a personalização das tarefas no Runrun.it: você consegue criar novos campos, com os termos que você utiliza no dia a dia, facilitando a inclusão de informações pela equipe.

Uma vez criados, os campos ficam visíveis nas tarefas e podem ser utilizados em outras funcionalidades da conta: é possível conectá-los com os filtros do kanban, formulários, nas automações, relatórios e até nas integrações com BI - falaremos sobre todas as possibilidades neste artigo. Para começar, vamos explicar como criar, editar e reordenar os campos.

Apenas editores do quadro podem criar os campos customizados. Uma vez criados e habilitados para utilização, eles serão replicados para os demais usuários do quadro. O campo é visualizado apenas nas tarefas de um único quadro - desta forma, cada quadro poderá ter suas próprias preferências de visualização dos campos.

Como criar campos customizáveis

O editor do quadro pode acessar a janela de edição clicando no botão Campos, localizado no canto superior da tela, como indicado na imagem abaixo:

Uma janela como a imagem a seguir será aberta - clique em Novo campo para adicionar um novo dado:

Depois de criado você poderá mover o item para colocá-lo na ordem que deseja, basta clicar nos pontinhos que aparecem ao lado do nome. Você poderá ajustar os seguintes itens: nome do campo, descrição e tipo de campo.

1. Nome do campo: dê um nome para este novo item

2. Descrição: caso queira, adicione uma descrição para o campo - assim a equipe terá mais detalhes sobre como preenchê-lo.

3. Tipos de campo: temos os seguintes tipos de campos.

Texto curto: use esta opção para que o usuário possa preencher o campo escrevendo um texto (máximo de 255 caracteres).

Numérico: neste campo é possível padronizar o tipo de número que deve ser preenchido - marque se o número é decimal, adicione um prefixo (como um valor expresso em moeda, por exemplo) ou um sufixo (como uma porcentagem, peso ou outra medida que desejar).

Data: utilize este tipo de campo para que as pessoas possam preencher rapidamente no formato dia / mês / ano. Caso necessite, também é possível adicionar data e hora.

Avaliação: use este campo para medir o nível de satisfação ou perguntar a opinião das pessoas. Você pode ajustar a escala de 1 até 10 como quiser, com retorno numérico, em formato de coração ou estrelas.

Seleção única: use este item para quando o campo tenha apenas 1 valor válido.

Seleção múltipla: neste item a pessoa consegue definir mais de 1 valor para o campo.

Anexos: utilize este recurso para facilitar o envio de anexos na tarefa. Os anexos enviados aparecerão ao clicar diretamente no campo localizado na lateral da tarefa, e também na aba da tarefa Anexos.

É possível ativar ou desativar o uso de um campo, além de editar ou apagar. A seguir vamos explicar como utilizar cada item:

1. Ativar ou desativar campo: por padrão, o novo campo criado já fica ativado para que as pessoas consigam utilizar nas tarefas do quadro. Ao desativar, o campo deixa de ser editável nas tarefas do quadro.

Ao desativar um campo, os usuários não poderão mais editá-lo - assim, os dados já inseridos não serão perdidos, e o campo poderá ser reativado no futuro. Uma vez desativado, o campo que não estiver preenchido deixará de aparecer nas tarefas, e ficará na seção de campos inativos, como indicado na imagem abaixo:

2. Editar campo: para realizar algum ajuste, clique no símbolo com o lápis e uma janela será aberta para que você consiga alterar o nome e o descritivo do campo. Após a criação do campo, não será possível alterar o tipo do campo (exemplo: de texto para data).

3. Apagar campo: para apagar o campo permanentemente de todas as tarefas do quadro, clique no símbolo com a lixeira e digite “Apagar”. Importante: os dados preenchidos também serão apagados, e não é possível desfazer esta ação.

Para mudar a ordem de apresentação dos itens em um determinado quadro, clique no botão Campos (que aparece apenas para os editores do quadro), e mova-os clicando nos pontinhos à esquerda do nome do campo, como na imagem acima.

Para integrar os campos customizados ao seu processo, combine-os com as funcionalidades do Runrun.it. Temos alguns vídeos explicando o passo a passo, mas também iremos explicar a seguir:

Todos os usuários do quadro podem visualizar na lateral esquerda da tela os campos customizados. Para vê-los, clique nos filtros avançados e use-os como parâmetro para filtrar as tarefas:

Para salvar um filtro, selecione os parâmetros que deseja, e ao final da listagem aparecerão três opções como na imagem a seguir: mover, salvar e limpar.

Os campos customizados também aparecem como opções de perguntas para serem utilizadas nos formulários conectados ao quadro. Todos os campos criados no quadro aparecerão listados no item Campos do quadro, como indicado na imagem abaixo:

Ao usar os campos como perguntas, a resposta enviada pela pessoa a esta pergunta aparecerá na descrição da tarefa e também ficará preenchida no campo lateral da tarefa. Para mais detalhes, confira o artigo Como editar formulários.

Você pode usar os campos customizáveis como condições para refinar sua automação, basta selecionar o campo nas condições, como o exemplo abaixo:

Para incluir os campos, o editor do quadro deve clicar no botão Automações para acessar a Central de Automações, e depois no item Evento > Adicionar condição - os campos customizáveis aparecerão no primeiro campo de parâmetros, em uma listagem organizada em ordem alfabética:

Ao selecionar um campo customizado, os demais campos Operador e Valor das condições precisam ser preenchidos. Os campos customizados podem ser incluídos como condições em automações novas ou já existentes - nas automações já criadas, basta clicar em cima da automação desejada para editá-la.

O Dashboard no Quadro facilita o acesso aos dados atualizados em tempo real de cada fluxo de trabalho.

Os campos dos tipos avaliação e numéricos criados no quadro podem ser utilizados na edição das métricas de números, nos gráficos de colunas, linhas e pizza, nos seguintes parâmetros: eixo vertical, eixo horizontal e agrupar por. Para mais detalhes, confira o artigo Como usar o Dashboard no Quadro.

Você também pode extrair os dados dos campos nos relatórios de planilhas, basta marcar a opção Incluir campos customizados, como indicado na imagem abaixo:

Saiba mais detalhes no artigo Relatórios do Runrun.it.

Clientes do plano Enterprise podem integrar os dados do seu Runrun.it com uma plataforma BI e exportar os dados dos campos customizados. Saiba mais detalhes sobre a funcionalidade no artigo Como integrar dados do Runrun.it com plataformas de BI.