Nesse artigo você vai aprender sobre:
1.Incluir data
2. Agendamento
2.1 Conflito de Agendamento
3. Repetição
3.1 Apagar tarefa com repetição
1.Incluir data
Ao criar uma Nova tarefa, existem 5 ícones que adicionam informações para a tarefa. O segundo ícone, simbolizado por um calendário, é o Incluir data, que oferece três opções: Prioridade, Agendamento e Ongoing. Nesse artigo vamos falar sobre Agendamento.
2. Agendamento
Aqui você pode agendar uma data de Início e/ou uma Data de Entrega Desejada para uma tarefa. Ao selecionar essa opção, é preciso adicionar data e hora. Neste caso, ela entrará na lista de tarefa do alocado para começar a ser trabalhada de acordo com o agendamento.
Elas serão identificadas na lista de tarefas com o ícone de um calendário e o usuário que recebeu a tarefa será notificado na data de início.
Ao agendar uma tarefa com múltiplos alocados, o agendamento acontecerá para todas as partes da tarefa.
Caso o alocado tenha tempo livre, ele pode começar a tarefa antes, sem nenhum problema.
2.1 Conflito de Agendamento
Duas, ou mais, tarefas podem ser agendadas para o mesmo dia e horário, porém a mensagem: “Há conflito no agendamento para DD/MM/AAAA HH:MM”, ficará sinalizada na tarefa e elas não terão a mesma data de início estimada.
Isso acontece porque o Runrun.it se baseia no tempo de esforço de cada tarefa do alocado e em outros agendamentos para conseguir estimar os atrasos e conflitos de forma automática.
Por exemplo, você recebeu duas tarefas agendadas para o dia 30/10 às 15:00. A data de início estimada da segunda tarefa será dia 01/11 às 09:00, que é quando você estará livre e assim poderá dar “Play” na segunda tarefa agendada.
Isso acontecerá também quando a data agendada for fora do seu dia/hora de trabalho.
3. Repetição
A partir do momento em que uma tarefa é Agendada, você pode configurar sua Repetição, ela pode ser diária, dias da semana (segunda a sexta), semanal, mensal ou anual.
Você também tem 3 opções para configurar o Fim da repetição: Nunca, Depois de (número X de ocorrência) ou Na data (data específica).
A funcionalidade das tarefas repetitivas, ou tarefas recorrentes, é indicada para automatizar o agendamento das tarefas frequentes no Runrun.it - sem precisar criar uma por uma.
Tarefas ongoing não podem ser agendadas e, portanto, não é possível configurar regras de repetição nesse tipo de tarefa.
Veja abaixo 2 exemplos:
Exemplo 1: A equipe de Desenvolvimento de T.I realiza semanalmente, às segundas, uma vistoria nos computadores da empresa. Essa tarefa tem fim determinado para o dia 21 de dezembro. Para criá-la siga: Incluir data > Agendamento > Agenda início para > Repetição > Semanal > Repetir a cada > às/aos (dia da semana) Segunda-Feira > às (horário) > Fim > Na data > CRIAR TAREFA.
Exemplo 2: A equipe de Marketing se reúne na última sexta feira do mês para discutir resultados mensais. Para criar essa tarefa siga: Incluir data > Agendamento > Agenda início para > Repetição > Mensal > no Último(a) Sexta-feira > às (horário) > CRIAR TAREFA.
Observações importantes:
- Ao dar "Play" em uma tarefa com repetição, automaticamente, o sistema cria a próxima tarefa com as mesmas regras estabelecidas.
- Mesmo que o alocado perca o agendamento (não trabalhe no horário estabelecido), a próxima tarefa com as mesmas regras de agendamento e repetição vai ser criada
- Ao criar uma tarefa com repetição para múltiplos alocados, assim que qualquer alocado der o “Play”, a tarefa vai se repetir na lista de tarefas de todos.
3.1 Apagar tarefa com repetição
Se você deseja interromper a criação de uma tarefa com repetição você pode limpar os dados de agendamento e repetição na próxima tarefa agendada (com ícone calendário). Assim que você clicar na tarefa desejada, no campo azul Agendar e Repetir clique em Limpar.
Ou, você pode Apagar a tarefa que não perdeu agendamento, ou seja, a tarefa com o ícone calendário.
Assim que você selecionar a tarefa e clicar em Apagar vai aparecer a seguinte mensagem:
Dessa forma, para interromper a repetição de uma tarefa escolha a segunda opção e clique em Tenho certeza, apagar!
Atenção: se você tentou Apagar uma tarefa, mas não encontrou essa opção, isso significa que ela foi configurada (Administrar > Configurações) apenas para que o Administrador da conta possa fazer isso, nesse caso entre em contato com ele.
Veja mais em:
Incluir data: Entrega desejada
Incluir data: Tarefa Ongoing
Agendamento de Tarefas
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