Tempo de leitura: 8 minutos

As etapas do quadro indicam cada fase que compõem um determinado fluxo de trabalho na empresa. No Runrun.it, cada etapa é representada por uma coluna.

Importante: para evitar que alguém modifique o fluxo por engano, somente editores do quadro podem mudar os nomes e a ordem das etapas, além de adicionar ou excluir colunas conforme a necessidade da equipe.

Para te ajudar na construção do quadro e dar um ponto de partida, o Runrun.it conta com modelos de quadro, com etapas pré-definidas e que podem ser editadas posteriormente. Saiba mais sobre este tema no artigo Conheça o Quadros do Runrun.it.

As etapas podem ser abertas ou entregues - confira a seguir a diferença entre elas.

No modo Kanban, este é um conceito simples e importante para ajudar na organização do fluxo de trabalho.

As etapas abertas representam todas as partes do processo que são desenvolvidas antes da entrega da tarefa. No quadro, elas estão representadas pela cor cinza clara, como indicado na imagem abaixo:

As etapas entregues representam as partes do processo que são feitas depois da entrega da tarefa. No quadro, elas estão representadas pela cor cinza escura e ficam ordenadas ao final do fluxo de trabalho. Se desejar, seu quadro pode ter mais de uma etapa entregue.

As tarefas adicionadas na etapa entregue não podem ser editadas - caso necessite de ajustes, como adição de horas, será necessário reabrir a tarefa - para isso basta colocar a tarefa em uma etapa aberta:

Os editores do quadro podem criar uma nova etapa no quadro de 2 formas: clicando no botão Criar nova etapa (localizado na última coluna do quadro) ou nos três pontinhos que aparecem na parte superior de cada etapa do quadro, como indicado no item 2 a imagem abaixo:

Ao clicar no botão Criar nova etapa, uma janela abrirá e você poderá adicionar um nome para a nova etapa, descrição (opcional), definir se ela será aberta ou fechada, habilitar alguns recursos (vamos explicar cada item mais abaixo, no item Configurações da etapa) e até mesmo destacar os campos da tarefa que devem ser preenchidos nesta etapa do processo.

Para ajustar as opções de recursos de cada etapa, clique no símbolo com os três pontinhos, localizados no canto superior direito da coluna, como na imagem abaixo:

Cada etapa pode ser ajustada de uma forma, a seguir vamos detalhar como utilizar cada recurso funciona.

Para criar uma nova tarefa na etapa, clique em Adicionar tarefa - uma janela será aberta para que você possa incluir todas as informações.

Há também a possibilidade de criação de tarefa pelo atalho na parte inferior da etapa - neste último caso, a tela da tarefa já será aberta.

Ative ou desative as notificações sobre mudanças das tarefas na etapa (movimentações de entrada e saída, criação de tarefas, entre outros). Elas poderão ser enviadas por e-mail e aparecerão listadas no item Notificações, localizado na parte superior da tela, no ícone com um sininho:

Você pode ordenar a exibição das tarefas na etapa usando os seguintes parâmetros: Data de início desejado, data de entrega desejada, Data de criação, Tempo decorrido na etapa, Cliente, Projeto, Tipo e Título (escolha se deseja organizar de forma crescente ou decrescente).

Sua escolha aparecerá listada na parte superior, e a ordem crescente ou decrescente pode ser escolhida clicando em cima, como na imagem abaixo:

Para facilitar a visualização, você tem a opção de minimizar as Etapas do seu quadro na opção Minimizar etapa, basta clicar nos três pontinhos disponíveis no canto superior direito de cada Etapa.

Você consegue arrastar Tarefas para dentro da etapa minimizada, bem como reordenar a posição da etapa minimizada com mais facilidade.

Para voltar ao tamanho padrão, você pode clicar nas flechas na parte inferior da etapa que você minimizou ou novamente nos três pontinhos e em seguida Expandir etapa.

Neste item de Criar etapa é possível escolher se a nova etapa deve ficar à esquerda ou direita, e se quiser alterar a posição das etapas do quadro, basta selecionar a etapa e arraste para onde deseja.

Após selecionar uma das opções, a janela de configuração da etapa será aberta - a seguir veremos como ajustar cada item.

Nesta janela é possível ajustar de um jeito simples e rápido as configurações possíveis para cada etapa.

Os editores do quadro têm a opção de alterar o título e adicionar uma descrição em cada etapa. Assim é possível fornecer mais detalhes para a equipe sobre o uso e função de cada uma.

Após salvar a descrição, a informação aparecerá ao lado do nome da etapa, como na imagem acima.

Você pode definir quais itens deseja exibir na parte superior de cada etapa e nos cards da tarefa - passe o mouse em cima do ícone para mais informações:

Os ícones ficam organizados conforme o recurso é habilitado ou desativado na configuração da etapa. Veremos a seguir para que serve cada item:

Total de tarefas: indica o total de tarefas na etapa (item obrigatório)

Total de pontos (Scrum): caso sua equipe adicione pontos Scrum nas tarefas, neste espaço será exibido a contagem total da somatória de pontos nesta etapa.

Tempo médio na etapa: como o próprio nome sugere, este ajuste permite exibir o tempo médio que uma tarefa permanece nesta etapa. Considera-se as tarefas entregues nos últimos 30 dias.

Tempo decorrido na etapa: indica o total de tempo que a tarefa permaneceu nesta etapa específica.

Alerta de tempo desejado (SLA): este recurso simples permite que o editor do quadro estabeleça um tempo (minutos, horas ou dias) para que a tarefa permaneça nesta etapa específica.

Isso ajuda a estabelecer um Service Level Agreement (SLA) para cada etapa do fluxo de trabalho, que nada mais é do que um tempo ideal para que uma tarefa seja realizada. Quando a tarefa ultrapassar esse tempo configurado, um alerta aparecerá no card, com o ícone destacado em vermelho como na imagem abaixo:

Última atualização: exibe o tempo desde a última atualização da tarefa.

Alerta de tempo limite de inatividade: assim como o alerta de tempo desejado, este alerta será exibido quando as tarefas ultrapassarem o tempo de inatividade configurado na etapa, que pode ser ajustado em minutos, horas ou dias

O histórico com as mudanças relacionadas à etapa fica registrado na aba comentários do sistema da tarefa:

De um jeito bem simples, defina neste espaço quais são os campos mais importantes da tarefa conforme cada etapa do processo, e também marque os itens da tarefa com preenchimento obrigatório, sem os quais não será possível avançar para a próxima etapa (use campos do sistema ou os customizados).

Adicione os campos para cada etapa do quadro e garanta que a tarefa percorra o fluxo de trabalho com as informações completas, reduzindo o tempo médio que a tarefa permanece na etapa e o retrabalho da equipe. Os campos em destaque aparecerão na aba Etapa atual das tarefas, conforme imagem abaixo:

Para excluir uma etapa, clique nos três pontinhos e selecione a opção Apagar etapa. Caso a etapa ainda possua tarefas, antes de apagar a etapa será necessário mover as tarefas para um quadro e etapa.

Importante: após apagar a etapa, a ação não poderá ser desfeita.