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Assuntos abordados neste artigo:
1. Introdução
O que é o Runrun.it?
O Runrun.it é um software para gestão de tarefas, fluxos e projetos. Com ele você pode colaborar com todas as equipes e clientes da empresa.
Os projetos ficam organizados no Runrun.it, e dentro de cada um é possível criar tarefas para que as pessoas possam trabalhar de forma colaborativa. A organização por quadros torna mais fácil acompanhar as etapas e o andamento de cada demanda, do início até a entrega.
Tudo fica concentrado em um só lugar: em poucos cliques, localize solicitações, arquivos e trocas de mensagens sobre cada assunto - assim você pode dar adeus para a infinita troca de mensagens e consegue deixar todos na mesma página.
Por meio do dashboard é possível visualizar em tempo real diversas métricas, além de extrair relatórios para identificar o status e desenvolvimento de cada projeto - assim você consegue ter dados mais precisos sobre as equipes e como é a evolução dos projetos na empresa.
Quem pode usar?
Para dar mais segurança e impedir que informações importantes sejam apagadas, o perfil dos usuários pode ser ajustado para permitir apenas a colaboração nas tarefas ou ter acesso para realizar modificações mais abrangentes na conta do Runrun.it. São quatro possibilidades de perfis: colaboradores, líderes, gestores e administradores.
Os clientes e parceiros externos também podem alinhar trabalhos com as equipes por meio de um perfil especial, chamado usuário convidado. E o mais bacana: os usuários convidados são ilimitados e não há cobrança adicional.
Integração via API ou Zapier
As contas pagas do Runrun.it podem usar o Zapier para integrar sua conta a mais de 5 mil aplicações web diferentes (entre elas Gmail, Google Calendar, Office 365, Slack, HubSpot e muito mais - confira neste link todas as possibilidades).
Este recurso é muito fácil de usar, pois a maioria das integrações pode ser feita sem necessidade de conhecimentos avançados em programação. Saiba mais detalhes sobre o assunto em nosso artigo.
2. Página central
Tela inicial e principais recursos
Faça seu login para entrar no Runrun.it. Você será direcionado para uma página semelhante a esta:
Na parte superior você encontra o menu para acessar cada recurso.
1. Quadros: mostra as etapas de um fluxo, do início até a entrega.
2. Empresa: localize todos os projetos, tarefas e clientes cadastrados na conta. Encontre neste espaço o dashboard e relatórios.
3. Equipes: confira todas as equipes e pessoas registradas no Runrun.it.
4. Eu: aqui aparecerão suas tarefas em forma de lista ou calendário (vamos falar mais sobre ela no item 6 deste artigo).
5. Mural: a empresa pode ativar este espaço para que todos os colaboradores possam deixar mensagens - envie mensagens agrupadas pelas equipes.
6. Busca: procure as tarefas pelo nome, palavra ou ID (número individual de cada tarefa).
7. Ajuda: fale com nosso suporte e tire suas dúvidas nos materiais do Help. Encontre atalhos, aplicativos para integrações e todas as certificações Runrun.it que serão lançadas.
8. Atividades recentes: use esta lista rápida para encontrar as últimas tarefas que você acessou.
9. Notificações: encontre de forma organizada os últimos comentários e ações realizadas nas tarefas que você está envolvido.
10. Configurações: caso tenha o perfil com permissão, faça todos os ajustes necessários nas configurações dos usuários, equipes, clientes e projetos.
11. Nova tarefa: use este atalho para cadastrar uma nova tarefa, e clique na seta lateral para localizar os formulários (falaremos sobre estes recursos mais adiante).
12. Perfil: sua foto, opção de idioma para uso do Runrun.it, alteração da senha, visualização em modo claro ou escuro e informações sobre a conta ficam organizadas neste item.
Conceitos básicos: quadros, etapas e tarefas
Para ter uma visão rápida e abrangente sobre nossas funcionalidades, assista ao vídeo com uma demonstração sobre o Runrun.it, feita por Antonio Carlos Soares, nosso CEO e co-fundador. :)
A seguir vamos aprofundar cada conceito e possibilidades de uso.
3. Conheça os Quadros
Conforme mencionamos antes, no quadro é possível ter uma visão macro do seu fluxo de trabalho, do início até a entrega, e conferir todas as tarefas registradas neste espaço.
No Runrun.it as contas pagas podem criar vários quadros, e cada quadro pode ser editado para refletir o fluxo de trabalho de uma equipe, por área da empresa, ou um processo.
Ao criar um novo quadro, temos alguns modelos para te ajudar como ponto de partida, mas você também pode criá-lo do zero. Edite o nome ou mova as etapas para adequar seu fluxo.
O mesmo quadro pode ser visualizado de 2 formas: Gantt ou Kanban.
Vamos abordar as principais diferenças e recursos.
Gráfico de Gantt
Recomendado para quem deseja ter uma visão ampla do projeto, no gráfico de Gantt é possível visualizar as demandas na forma de um cronograma visual, e permite identificar como está a disponibilidade das pessoas envolvidas, evitando a sobrecarga da equipe ou ociosidade.
Na parte superior você encontra a lista de todas as pessoas envolvidas neste quadro, com sua carga horária semanal.
Escolha quais itens deseja exibir ou ocultar no ícone com o símbolo do olho (item 1 da imagem acima).
Na coluna do lado esquerdo da tela, marque ‘Ver capacidade’ para conferir como estão as horas ocupadas ou disponíveis de cada um. (item 2).
Faça agrupamentos de informações por etapa, cliente, projeto ou pessoas alocadas, e use os filtros para refinar sua visualização (item 3). Escolha o período que deseja visualizar por semana, mês ou ano (item 4).
As tarefas podem ser visualizadas em forma de listagem, e ajuste o cronograma movendo as barrinhas para alterar as datas de início e de entrega desejadas de cada tarefa.
Saiba mais sobre o gráfico de Gantt clicando neste vídeo com Fernando Fukushima, coordenador de CX do Runrun.it.
Modo Kanban
Este é o modo mais comum de ser utilizado por todos, com o quadro dividido por etapas e que demonstra um processo de trabalho do início até a entrega - conforme o desenvolvimento do trabalho, cada tarefa pode ir avançando pelas etapas até a coluna de entrega.
Os modelos de quadros são divididos por áreas (marketing, vendas e CRM, design e criação, desenvolvimento, recursos humanos, operações, TI, sucesso de cliente, financeiro ou padrão) e as etapas podem ser editadas após sua criação.
Use os filtros do quadro, localizado à esquerda, para refinar sua busca e visualização das tarefas, como indicado na imagem abaixo. Apenas você irá visualizar esta escolha de filtro, e é possível salvá-los para utilizar um determinado filtro em outros quadros.
4. Conheça as Etapas
As etapas podem ser abertas ou entregues - explicaremos a seguir como utilizá-las.
Etapas abertas
São as etapas que fazem parte do processo, ou seja, que serão trabalhadas durante o desenvolvimento das demandas, e, por essa razão, as tarefas podem ser editadas.
Etapas entregues
São etapas de conclusão do fluxo, que servem para entregar as demandas - você pode incluir mais de uma etapa deste tipo no quadro. Como são fechadas, as tarefas que entram nesta etapa são concluídas e não podem ser editadas (caso precise editar, volte a tarefa para uma etapa aberta).
5. Conheça as Tarefas
Cada tarefa é uma demanda criada para que uma ou mais pessoas possam trabalhar.
Conforme seu desenvolvimento, as tarefas podem mudar de lugar e ir avançando pelas diferentes etapas do quadro até serem entregues. A tarefa é visualizada como um card no quadro, e basta clicar para ampliá-la.
Na tarefa você encontrará diversos recursos para trabalhar de forma colaborativa - para explicar melhor, separamos a imagem abaixo em 3 áreas: recursos do cabeçalho (item 1), descrição da tarefa (2) e recursos de tempo e organização (3).
Recursos do cabeçalho
Play: você pode ativar ou pausar o cronômetro para marcar o tempo investido numa tarefa - ele pode ou não ser utilizado pela empresa. Com ele é possível gerar dados mais precisos sobre o tempo necessário para entregar cada tipo de tarefa.
Símbolo de check: clique para entregar sua parte ou toda a tarefa, indicando assim que ela está concluída, e a movendo para a etapa entregue.
Pessoas alocadas: neste espaço vão aparecer as pessoas alocadas para trabalhar nesta tarefa. Para adicionar alguém basta clicar para abrir a lista de usuários e selecionar quem deseja.
Etapa atual desta tarefa: o botão indica em qual etapa a tarefa está - você pode alterar a etapa por esta lista, ou clicar na setinha lateral para mover a tarefa para a próxima etapa do quadro.
Compartilhar: adicione um usuário convidado (clientes ou parceiros externos) e escolha quais itens da tarefa ele poderá visualizar.
Mais ações: outros recursos disponíveis, tais como ajustar horas registradas, enviar tarefa para o topo da etapa, mover de quadro, clonar, solicitar aprovação, transferir para equipe, entregar tarefa e apagar.
Fechar: use o X para fechar a visualização da tarefa.
Descrição da tarefa
Na parte superior você localiza o título da tarefa (Natal / Cliente Z), o número de identificação no Runrun.it (#ID 3461), data, horário e o nome da pessoa que criou (pode ser alguém da empresa ou uma pessoa externa que abriu a tarefa por meio dos formulários - veremos este recurso mais adiante).
Caso esteja cadastrado, verifique em qual projeto e cliente a tarefa foi incluída, e também em qual tipo a tarefa foi categorizada.
As tags são um recurso muito interessante, pois podem ser utilizadas como nas redes sociais para agrupar tarefas, facilitando sua busca no sistema.
Você encontrará 5 abas para deixar as informações da tarefa completa. São elas:
Descrição: inclua todas as informações importantes para a execução da tarefa. Além de alterar o tamanho, a cor e a formatação do texto, inclua checklist, imagens, hiperlinks de sites e vídeos.
Comentários: converse com outras pessoas do time e marque cada uma com @nome do usuário para que possam te responder. Use emojis e clique no robô para exibir ou ocultar os comentários do sistema, que mostram um histórico com todas as atualizações feitas na tarefa.
Anexos: inclua arquivos importantes que estão no seu computador ou no Google Drive, e faça o download - também é possível usar o SharePage para compartilhar informações com pessoas externas.
Subtarefas: precisa subdividir uma tarefa? Sem problemas! As subtarefas contam com os mesmos recursos existentes na tarefa, e ajudam a organizar um trabalho a partir de uma tarefa mãe (principal) e as subtarefas dentro, sendo adicionadas conforme a necessidade da equipe. Saiba mais sobre as subtarefas no artigo Guia prático de uso de subtarefas do Runrun.it.
Regras: caso sua empresa necessite fixar regras mais rígidas para o fluxo de trabalho, existem algumas possibilidades. A sequência de responsáveis ajuda a determinar uma ordem de pessoas que vão trabalhar na tarefa, criando uma passagem de bastão. Você também consegue determinar quais tarefas deverão ser entregues antes (pré-requisitos) ou após (subsequentes) à conclusão de um trabalho específico. Saiba mais sobre as regras neste link.
Recursos de tempo e organização
Na lateral direita estão localizadas informações importantes sobre a tarefa, que podem ser facilmente editadas ao clicar sobre cada item. Conheça cada uma a seguir:
Datas de início e entrega: inseridas de forma manual, aqui pode ser indicado quais as datas desejadas para início e conclusão da tarefa.
Estimativa de entrega: é calculada pelos algoritmos do Runrun.it a partir das tarefas anteriores que você já entregou.
Repetição: caso queira, indique que esta tarefa possui uma recorrência (pode ser semanal, mensal ou anual).
Esforço total: mostra o tempo estimado, em horas úteis, para desempenhar uma tarefa.
Total trabalhado: mostra a soma das horas trabalhadas de todos os alocados na tarefa.
Checklist: caso queira incluir um checklist neste espaço, ficará indicado quantos itens foram marcados ou não.
Projeto: esta tarefa está associada a algum projeto? Marque aqui para deixar indicado.
Quadro: indica a qual quadro a tarefa está vinculada.
Tipo de tarefa: crie ou utilize os tipos de tarefas já existentes na conta - esta informação é muito útil para estimar qual o esforço de tempo necessário para o desenvolvimento da tarefa.
Seguidores: item opcional, indicado para adicionar pessoas que irão acompanhar o desenvolvimento da tarefa, mas que não vão trabalhar necessariamente na tarefa.
Pontos: indicada para equipes que utilizam a metodologia ágil Scrum, serve para adicionar a pontuação como medida de esforço. Saiba mais detalhes neste artigo: Como aplicar Scrum no Runrun.it
Agora que você conhece todos os recursos da tarefa, vamos comentar brevemente sobre duas áreas que podem facilitar seu dia a dia: a aba Eu, para visualizar suas tarefas e ajustar suas horas, e os formulários do Runrun.it, para que as pessoas possam criar novas tarefas para os quadros.
6. Recursos da aba Eu
Na Aba Eu você pode visualizar as tarefas que você está envolvido - esta visualização pode ser feita em forma de lista ou calendário. Altere a ordenação ou filtre as tarefas para facilitar seu uso.
Neste espaço você localiza 5 abas:
Tarefas para mim: tarefas nas quais você está alocado para trabalhar.
Tarefas que criei: tarefas que criou para si mesmo ou para outras pessoas.
Tarefas que eu sigo: tarefas que você foi colocado como seguidor para acompanhar.
RR-Rating®: sistema exclusivo que calcula índices de produtividade conforme as prioridades indicadas pela empresa. Saiba mais clicando aqui.
Tempo: ajuste suas marcações de tempo em cada tarefa ou inclua justificativas para o dia todo em poucos cliques. Conheça mais detalhes neste artigo.
Para concluir, vamos explicar rapidamente como você e sua equipe podem usar os formulários para organizar a entrada de novas tarefas.
7. Formulários do Runrun.it
Os formulários do Runrun.it facilitam a vida da equipe e dos clientes ao estruturar o fluxo de entrada de novas tarefas para a equipe.
Você cria um formulário usando um dos nossos modelos ou do zero. Sempre que alguém quiser abrir uma nova demanda, poderá preencher o formulário com todas as informações necessárias para dar início ao trabalho. Cada resposta do formulário será visualizada como uma nova tarefa no quadro e etapa definidos na configuração do formulário.
Além da equipe, o formulário pode ser compartilhado por meio de link com clientes e parceiros externos - mais detalhes neste artigo. O convite para usuários convidados não possui limite e nem cobrança adicional na conta.
Caso deseje, estes usuários convidados conseguem acompanhar a tarefa que criaram para a equipe por meio de uma tela exclusiva no Runrun.it, na qual poderá visualizar a etapa atual da tarefa, chat e anexos existentes, como no exemplo da imagem abaixo:
Desta forma você consegue centralizar em um único espaço a troca de mensagens e arquivos entre a equipe e pessoas externas, deixando todos na mesma página. Confira mais detalhes sobre o formulário neste artigo.
Recado final
A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.
Artigos mencionados no texto: