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Você conhece a metodologia Kanban? Se você já utilizou esse método de gestão de tarefas, os Quadros do Runrun.it seguem a mesma lógica: cada quadro é dividido por etapas e estabelece um fluxo de trabalho da equipe, deixando mais claro as ações e o acompanhamento das tarefas, do início até a entrega.

Na versão paga do Runrun.it é possível criar quantos quadros forem necessários, já que tudo vai depender da quantidade de fluxos de trabalho que existem na sua empresa.

Desta forma, é possível ter apenas um quadro e gerenciar todos os seus processos ali, ou criar um quadro para cada departamento ou área (recursos humanos, vendas, marketing, design, TI, entre outras).

Neste artigo explicaremos quem pode criar, visualizar e fazer edições nos quadros, e quais recursos estão disponíveis nas etapas e tarefas para facilitar o trabalho das equipes.

Para criar um novo quadro, clique na seta ao lado do nome do quadro, na parte superior da tela, à esquerda, e depois no botão Novo quadro, como indicado na imagem abaixo:

Uma janela será aberta com várias opções de modelos, divididos nas seguintes áreas: Marketing, Vendas e CRM, Design e Criação, Desenvolvimento, Recursos Humanos, Operações, TI, Sucesso do Cliente e Financeiro. Ou, se preferir, clique em Usar padrão para criar a partir de um modelo básico.

Após escolher um modelo ou clicar no quadro básico, um novo quadro será gerado. No momento da criação é possível renomear, definir a visibilidade, escolhendo quem poderá contribuir (membro) ou modificar suas configurações (editor).

Nas contas Business e Enterprise também fica disponível a opção para desabilitar o acesso de administradores e gestores ao quadro - se desabilitado, eles só terão acesso se forem incluídos na lista.

Após a criação, as etapas poderão ser alteradas, incluídas ou excluídas conforme a necessidade como no exemplo abaixo:

Ajuste as configurações de cada etapa para que seu fluxo de trabalho fique mais estruturado - saiba mais detalhes no artigo Como funcionam as etapas nos quadros.

Após a criação, o quadro é formado por alguns elementos, tais como:

1. Lista de quadros: aqui aparece o nome do quadro que você está visualizando, e a lista dos quadros que você tem permissão para acessar. Neste campo também é possível criar um novo quadro.

2. Visualização Kanban: é possível visualizar o quadro no modo Kanban para ver as tarefas e as etapas do quadro.

3. Visualização Gantt: o mesmo quadro pode ser visualizado em forma de gráfico para checar o cronograma, a capacidade de horas e o progresso da equipe nas tarefas.

4. Formulários: no ícone o usuário encontrará os formulários ligados ao quadro que está atualmente em exibição na tela. Ao criar um novo quadro usando um modelo, um formulário será sugerido e ficará neste campo com a tag Recomendado - edite e deixe o formulário do jeito que sua empresa precisa.

5. Dashboard do Quadro: cada quadro possui seu próprio Dashboard personalizável, no qual o editor do quadro cria as métricas para que os demais participantes consigam visualizar. Saiba mais detalhes sobre este recurso no artigo Como usar o Dashboard no Quadro.

6. Anexos: nesta tabela ficam os documentos anexados às tarefas do quadro em exibição na tela do usuário.

7. Ações em massa: ao marcar diversas tarefas com um check, uma linha com algumas opções aparecerá na parte superior da tela, e você poderá realizar ajustes em todas as tarefas selecionadas de uma só vez. Saiba mais sobre o assunto no artigo Como usar as Ações em Massa.

8. Automações: este recurso permite que algumas ações do quadro possam ser realizadas de forma automática. Fique por dentro clicando no artigo Como usar as Automações no Runrun.it.

9. Campos: o editor do quadro consegue criar novos campos customizados para utilizar nas tarefas do quadro, deixando o Runrun.it com os termos e dados utilizados do jeito que a equipe utiliza no dia a dia. Confira mais informações sobre esse recurso em Tarefas no Runrun.it.

10. Personalizar cards: aqui você poderá escolher quais itens deseja visualizar nos cards das suas tarefas (vamos comentar mais sobre o assunto logo a seguir).

11. Configurações do quadro: clique no ícone com a engrenagem para editar o nome do quadro e definir o nível de permissão de cada participante. Caso necessário, apague o quadro de forma permanente (esta ação não poderá ser desfeita).

12. Filtros: aqui é possível filtrar as tarefas que você deseja visualizar no quadro. Os recursos estão divididos em subtarefas, filtros salvos, ativos e filtros avançados.

- Subtarefas: cada tarefa pode ser dividida em várias subtarefas, com trabalhos específicos. Use este filtro para visualizar ou ocultar as subtarefas do quadro. Você também tem a opção de visualizar simultaneamente as tarefas e as subtarefas.

- Filtros salvos: os filtros que você salvou estarão listados neste espaço. Os filtros salvos são de uso individual e podem ser aplicados em todos os quadros que você possui acesso.

- Filtros ativos: aqui ficam indicados os filtros atualmente em uso no quadro. Você pode excluir o filtro em uso clicando no X que aparece ao lado do nome do filtro.

- Filtros avançados: são diversas possibilidades de filtros, incluindo os campos customizados do quadro. Escolha os parâmetros, combine-os e salve suas preferências.

13. Etapa: um quadro é dividido por etapas, que representam uma parte do fluxo de trabalho. Conheça mais detalhes clicando aqui.

14. Tarefa: um card representa uma tarefa criada no quadro. Clique no card para ampliar a tarefa na tela e conferir os detalhes. Preparamos o artigo Tarefas no Runrun.it com detalhes sobre cada recurso disponível.

Vamos falar mais sobre estes dois últimos recursos disponíveis nos quadros.

Agora a visualização dos elementos nos cards das tarefas pode ser personalizada por quadro conforme as preferências de cada usuário. Clique no ícone do olho, como na imagem abaixo, para mostrar ou ocultar os itens que deseja:

Neste espaço o usuário pode escolher quais itens deseja visualizar nas etiquetas dos cards das tarefas. Confira a seguir cada recurso:

1. Busca: digite o item que deseja para localizá-lo rapidamente.

2. Marcar ou desmarcar todos os itens: use este seletor para marcar ou desmarcar todos os campos de uma só vez.

3. Status de aprovação: no botão de mais ações da tarefa é possível solicitar sua aprovação para um ou mais usuários - a tarefa ficará com o status pendente, aprovado ou reprovado. Marque este campo para exibir esse status de aprovação nos cards do quadro.

4. Campos do sistema: você pode escolher se deseja exibir ou ocultar nos cards os seguintes campos padronizados do sistema - Cliente, Grupo, Subgrupo, Projeto, Tipo, Tags e Pontos.

5. Campos customizados: os campos customizados podem ser criados pelos editores do quadro. Habilite a exibição deles na sua visualização dos cards.

6. Título da tarefa principal: use este recurso para que o nome da tarefa mãe apareça nas subtarefas.

7. Play: ative para deixar o botão do play visível nas tarefas, com a contagem do tempo habilitada (ao ativar o play também ficam visíveis o cronômetro e a barra de progresso).

8. Pré-visualização do card: aqui você poderá visualizar as mudanças, para ver como seus cards vão aparecer.

Uma vez criado, o quadro possui as etapas (dispostas em colunas) que vão receber as tarefas (apresentadas em cards) para que a equipe possa trabalhar. Conforme a evolução de cada tarefa, os cards vão “avançando” as etapas até sua finalização.

Editores do quadro podem realizar ajustes indo até a parte superior da tela, à direita, para clicar no ícone em forma de engrenagem - a seguinte tela será aberta:

Nesta janela, na parte superior, é possível localizar o símbolo com a lixeira para apagar o quadro. Caso ainda existam tarefas nele, elas poderão ser movidas para outro quadro. Assim que ele estiver vazio é possível deletá-lo. Esta ação não poderá ser desfeita.

Nesta mesma janela existem duas abas: Geral e Participantes - a seguir vamos explicar cada uma delas.

Nome do quadro: altere o nome do quadro como preferir.

Visibilidade do quadro: marque se todos os usuários da sua conta ou apenas alguns usuários e equipes poderão visualizar o quadro.

Permitir a criação rápida de tarefas através do botão "Adicionar tarefa": marque esta opção para habilitar a visualização do botão Adicionar tarefa, localizado na parte inferior das etapas abertas.

Este atalho permite que usuários do quadro criem novas tarefas diretamente pelo card. Ao criar a tarefa por meio deste botão, o tipo de tarefa adicionado será o "Padrão", mas o usuário poderá modificar o tipo da tarefa posteriormente. Importante: o ajuste feito pelo editor do quadro será replicado para os demais usuários.

Permitir que participantes do quadro criem formulários: se desmarcado, apenas editores do quadro poderão criar formulários.

Adicione ou exclua os usuários com acesso ao quadro. Ao incluir alguém, você também pode atribuir o nível de permissão que cada usuário terá, que pode ser membro restrito, membro e editor. Saiba a seguir a diferença entre cada perfil:

Membro restrito: neste nível a pessoa colabora apenas nas tarefas que estiver diretamente envolvido no quadro, ou seja, acessa apenas as tarefas que criou, que foi alocada ou nas tarefas que está incluída como seguidora.

Membro: capaz apenas de contribuir em qualquer tarefa do quadro, mas sem poder para realizar alterações na estrutura do quadro.

Editor: visualiza todas as tarefas do quadro e pode alterar as configurações da estrutura do quadro.

As etapas podem ser configuradas de forma independente, permitindo que os ajustes sejam realizados de acordo com cada fase do fluxo de trabalho. Saiba como ajustar as configurações no artigo Como funcionam as etapas no quadros.

Na imagem abaixo temos uma etapa chamada Caixa de Entrada, com tarefas criadas e disponíveis para visualização em formato de cards. A seguir explicaremos cada ícone presente na etapa.

1. Nome da etapa: aqui você encontra o título da etapa, e pode renomeá-la se for necessário. No ícone com a letra i é possível visualizar a descrição da etapa, caso tenha sido adicionada no campo de configurações da etapa.

2. Total de tarefas nesta etapa: indica a quantidade de tarefas presentes naquela etapa.

3. Tempo médio que uma tarefa permanece nesta etapa: mostra o tempo médio que uma tarefa fica na etapa, considerando o tempo médio das tarefas entregues nos últimos 30 dias. Dessa forma, você consegue estimar com mais facilidade quanto tempo um processo demora para ser concluído.

4. Scrum: quando a equipe usa esta metodologia ágil para o desenvolvimento de projetos, cada tarefa pode ter uma pontuação, que aumenta de acordo com sua complexidade. Quando este item é utilizado, neste espaço é mostrada a soma de pontos das tarefas na etapa.

5. Total de tarefas que ultrapassaram o tempo máximo desejado (SLA) nesta etapa: aqui ficarão indicados quantas tarefas ultrapassaram o Service Level Agreement (SLA), caso este recurso esteja ativado na etapa.

6. Total de tarefas que ultrapassaram o tempo limite de inatividade nesta etapa: assim como o SLA, caso este recurso esteja ativado na etapa, exibirá a quantidade de tarefas nesta etapa que ficaram paradas e ultrapassaram o tempo de inatividade estabelecido nesta etapa, que pode ser ajustado em minutos, horas ou dias.

Se você é editor do quadro e precisa adicionar uma etapa, clique no botão Criar nova etapa - esta ação é possível clicando nos 3 pontinhos de cada etapa, ou na última coluna, como indicado na imagem a seguir:

Insira o nome da etapa, defina se ela será uma etapa aberta (ocorre antes da fase de entrega e são editáveis) ou entregue (neste tipo de entrega, usado para conclusão do fluxo de trabalho, não é possível realizar ajustes nas tarefas). Caso queira, adicione uma descrição para que os usuários saibam como utilizá-la:

Rolando esta listagem das configurações da etapa também é possível ativar os recursos relacionados à exibição de contagem (Scrum, tempo, SLA e inatividade) e adicionar os campos customizados para preencher na etapa atual - leia mais no artigo

Como funcionam as etapas no Quadros do Runrun.it.

As etapas também possuem as seguintes opções organizar o fluxo de trabalho:

1. Adicionar tarefa: clique para criar uma tarefa dentro desta etapa. Na parte inferior da coluna também há a possibilidade de criar uma nova tarefa.

2. Habilitar ou desabilitar notificações: se você acompanha uma ou mais etapas de um processo e precisa ser informado sobre o andamento de todas as tarefas desta etapa, habilite estas notificações.

3. Ordenar por: você pode organizar a ordem como as tarefas aparecem na etapa pela data de início desejado, data de entrega desejada, data de criação, cliente, projeto, tipo ou título.

4. Expandir ou minimizar etapa: clique neste item se quiser ocultar ou reexibir a visualização de uma etapa. Você consegue arrastar tarefas para dentro da etapa minimizada, bem como reordenar a posição das etapas com mais facilidade.

5. Criar etapa: crie uma etapa à esquerda ou à direita da coluna atual.

6. Configurações da etapa: conforme explicado anteriormente, clique aqui para acessar os recursos disponíveis da etapa - saiba mais no artigo Como funcionam as etapas no Quadros do Runrun.it.

7. Apagar etapa: os processos de exclusão de uma etapa estão divididos em duas partes - a exclusão da etapa em si e se vai optar por apagar ou mover as tarefas. Primeiro, realize a confirmação de que deseja apagar a etapa, e em seguida escolha se também vai apagar as tarefas localizadas nesta etapa. Importante: a ação não poderá ser desfeita.

Seu quadro já está configurado como você quer. Agora, as tarefas serão criadas e conforme seu desenvolvimento elas vão “andando” pelas etapas até serem entregues. O card representa a tarefa dentro do quadro, como podemos observar na imagem abaixo:

1. Status de aprovação: caso alguém tenha solicitado a aprovação da tarefa, o card poderá mostrar se ela foi aprovada, reprovada ou se está pendente.

2. Etiquetas dos cards: aqui vão aparecer as informações que o usuário configurou no campo Personalizar cards (ícone com o olho, ao lado do botão Campos no quadro).

3. Título da tarefa: note neste item que há uma hashtag com um número, seguida de um título da tarefa. Este número único é gerado automaticamente quando a tarefa é criada no quadro, e você pode usá-lo na busca ou no filtro para localizar a tarefa específica.

4. Alocados (responsáveis): passe o cursor e identifique neste ícone todas as pessoas que estão alocadas nesta tarefa.

5. Play: dê início ou pause o cronômetro que contabiliza o tempo investido nesta tarefa sem precisar abrir a janela para a visualização dos detalhes.

6. Subtarefas: neste ícone você consegue verificar a quantidade e proporção entre subtarefas que foram entregues e total de subtarefas que existem nesta tarefa.

7. Data de entrega desejada: neste campo será mostrado o prazo desejado para a entrega da tarefa.

8. Adicionar urgência: marque a bandeira como vermelha para sinalizar que a tarefa é urgente.

9. Mais ações: nesta figura com os três pontinhos ficam as possibilidades de ação para modificar a tarefa - vamos explicar mais detalhes a seguir.

Localize o ícone com os três pontinhos para encontrar as possibilidades de ações para suas tarefas - vamos explicar a seguir cada item:

1. Enviar para topo: clique aqui se quiser mudar a tarefa para o primeiro lugar da etapa.

2. Mover de quadro: criou uma tarefa em um outro quadro e precisa mudar? Clique neste botão para mudar uma tarefa de quadro, e selecione o quadro de destino das tarefas selecionadas. Vale reforçar que uma tarefa pertence a apenas um quadro. Não é possível “duplicar” as tarefas para que elas apareçam simultaneamente em mais de um quadro.

3. Clonar: basta clicar aqui para criar uma cópia da tarefa - o item duplicado estará indicado com a palavra (cópia) no nome da tarefa.

4. Abrir comentários: clique neste item para abrir rapidamente as trocas de mensagens registradas nesta tarefa.

5. Compartilhar: convide pessoas por e-mail para acessarem itens da sua tarefa. escolha se irá compartilhar anexos, progresso em %, ou a etapa atual.

6. Converter em Subtarefa ou Converter em Tarefa principal: este recurso permite a mudança de uma tarefa em subtarefa, ou o oposto. Saiba mais sobre este assunto no artigo Guia prático de uso de subtarefas do Runrun.it.

7. Entregar tarefa: ao finalizar a tarefa, clique nesta opção para indicar a entrega da tarefa, que aparecerá na primeira etapa entregue do quadro.

8. Apagar: delete a tarefa da etapa. Importante: a ação não poderá ser desfeita.

Para facilitar a localização das tarefas, há diversas opções de filtros: busque as tarefas por Cliente, Projeto, Grupo, Subgrupo, Data, Campos Customizados e até pelas pessoas alocadas como responsáveis nas tarefas.

Os filtros estão localizados na coluna à esquerda do quadro, e você pode guardar suas preferências de filtros clicando no botão Salvar. Você poderá nomear o filtro e usá-lo novamente clicando em Meus filtros, como na imagem a seguir:

Temos um artigo especial sobre este assunto, chamado Como usar os filtros no Quadros. Agora, vamos mostrar quem tem autorização para editar o quadro.

Como os quadros organizam o fluxo de trabalho de toda a equipe, é importante definir quem pode contribuir e quem pode realizar mudanças na estrutura dos quadros.

O membro restrito colabora e edita apenas nas tarefas que estiver diretamente envolvido no quadro, ou seja, acessa apenas as tarefas que criou, que foi alocado ou nas tarefas que está incluído como seguidor.

O membro pode visualizar as informações do quadro, arrastar as tarefas de uma etapa para outra, mover tarefas entre quadros, criar tarefas e habilitar notificações (seguir uma etapa específica do processo).

Os editores têm as mesmas permissões dos membros, e também podem ajustar as informações do quadro - como adicionar etapas (abertas ou entregues), apagar o quadro e adicionar ou excluir permissões para os demais usuários, como por exemplo, habilitar que usuários respondam por e-mail aos comentários.

A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

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