Nesse artigo você vai aprender sobre:

1. O que são os Quadros?

2. Quem tem permissão para modificar os quadros?

3. Criação de um quadro

3.1 Criando a partir do quadro padrão

3.2 Criando um quadro a partir de um modelo

4. A estrutura de um quadro

5. Opções para visualização dos quadros

5.1 Etiquetas

5.2 Filtros

6. Edição dos quadros

6.1 Elementos da etapa

6.2 Elementos da tarefa

6.3 Ações da etapa

6.4 Ações da tarefa

1. O que são os Quadros?

Você conhece a metodologia kanban? Se você já utilizou esse método de gestão de tarefas, os Quadros do Runrun.it seguem a mesma lógica. Para localizar você que está conhecendo agora: o Kanban/Quadros estabelece um fluxo de trabalho.

Dividido por etapas, cada quadro no Runrun.it mostra o trabalho da equipe, e deixa mais claro as ações e o acompanhamento das tarefas, do início até a entrega.

Na versão paga do Runrun.it é possível criar quantos quadros forem necessários, já que tudo vai depender da quantidade de fluxos de trabalho que existem na sua empresa.

Desta forma, é possível ter apenas um quadro e gerenciar todos os seus processos ali, ou criar um quadro para cada departamento ou área (recursos humanos, vendas, marketing, design, TI, entre outras).

Neste artigo explicaremos quem pode criar, visualizar e fazer edições nos quadros, e quais recursos estão disponíveis nas etapas e tarefas para auxiliar facilitar seu trabalho.

2. Quem tem permissão para modificar os quadros?

Como os quadros organizam o fluxo de trabalho de toda a equipe, é importante definir quem pode contribuir (membro) e quem pode realizar mudanças na estrutura dos quadros (editor).

Os membros podem visualizar as informações do quadro, arrastar as tarefas de uma etapa para outra, criar tarefas e habilitar notificações (seguir uma etapa específica do processo).

Os editores têm as mesmas permissões dos membros, e também podem ajustar as informações do quadro - como adicionar etapas (abertas ou entregues), apagar o quadro, mover tarefas entre quadros e adicionar ou excluir permissões para os demais usuários, como por exemplo, habilitar que usuários respondam por e-mail aos comentários.

Importante: além de criar quadros, os perfis que possuem permissões como administrador ou gestor da conta Runrun.it têm permissão para visualizar todos os quadros da conta.

3. Criação de um quadro

Para criar o seu quadro do zero, clique em Novo quadro, digite um título e defina os nomes de cada etapa do seu fluxo de trabalho. Depois, clique em Criar quadro para salvar:

Personalize as etapas do modelo Padrão que aparecem na janela à direita, atribuindo nomes que correspondem ao seu fluxo de trabalho, bem como a ordem coerente das etapas do seu processo. Se desejar use um dos nossos modelos de quadros como ponto de partida. Temos modelos nas áreas de Marketing, RH, Design, Desenvolvimento (TI) e Vendas.

E não se preocupe: é possível realizar ajustes nos quadros após a criação.

3.1 Criando a partir do quadro padrão

Após clicar em Novo quadro, uma janela aparecerá para que você possa dar um nome ao seu quadro (campo Título).

No item Fluxo de trabalho, deixe na opção Padrão para configurar as etapas - inicialmente elas estarão nomeadas como Caixa de entrada, Fazendo e Entregue.

Importante: a etapa entregue não consegue ser alterada ou excluída, pois ela sinaliza o final do fluxo de trabalho, mas você poderá renomear esta etapa após a criação do quadro.

Altere os nomes, inclua ou retire as demais etapas. Ao finalizar estes ajustes, clique em Criar quadro para salvar e abrir seu quadro, como no exemplo acima.

3.2 Criando um quadro a partir de um modelo

Temos alguns modelos de quadro para auxiliar a construção do seu fluxo de trabalho no Runrun.it. Eles são divididos pelas seguintes áreas: Marketing, RH, Design, Desenvolvimento (TI) e Vendas.

Confira as etapas sugeridas em cada fluxo:

Faça ajustes no modelo que você escolheu, e finalize clicando em Criar quadro. Você poderá modificar o quadro quando precisar. Confira abaixo um exemplo de quadro feito a partir de um modelo para RH:

Após esta primeira configuração, o quadro poderá ser editado conforme a necessidade, como veremos a seguir ;)

4. A estrutura de um quadro

Após a criação, o quadro é formado por alguns elementos, tais como:

  1. Lista de quadros: aqui aparece o nome do quadro que você está visualizando, e a lista dos quadros que você tem permissão para acessar. Neste campo também é possível criar um novo quadro;

  2. Visualização: escolha entre o modo Kanban (indicado para ver as tarefas) ou Gantt (gráfico para ver a capacidade de horas e o progresso da equipe nas tarefas). Clique no ícone com a engrenagem, e acesse as Configurações de exibição para selecionar os elementos que devem ficar aparentes ou ocultos nas tarefas (vamos detalhar mais este assunto no item 5.1 Etiqueta).

  3. Subtarefas: cada tarefa pode ser dividida em várias subtarefas, com trabalhos específicos. Use este filtro para visualizar ou ocultar as subtarefas do quadro. Você também tem a opção para visualizar simultaneamente as tarefas e as subtarefas.

  4. Filtros rápidos: localize as tarefas marcadas com o status em execução (com cronômetro do play ativado); atrasadas (com prazo de entrega expirado) ou urgentes (tarefas marcadas com alta prioridade).

  5. Filtros avançados: escolha os parâmetros, combine-os e salve suas preferências. São várias possibilidades de filtros: Agrupamentos e marcações, Alocados, Criado por, Entrega desejada e Situação da tarefa.

  6. Etapa: um quadro é dividido por etapas, que representam uma parte do fluxo de trabalho.

  7. Tarefa: um card representa uma tarefa criada no quadro. Clique no título para ampliar a tarefa na tela e conferir os detalhes.

5. Opções para visualização dos quadros

A visualização do quadro pode ser personalizada de acordo com as suas preferências - mostre ou oculte os itens dos cards das tarefas para facilitar seu trabalho.

Vamos detalhar as funcionalidades das etiquetas e filtros ;)

5.1 Etiquetas

As etiquetas são marcações que podem ser feitas em cada tarefa para classificar e facilitar a busca nos quadros do Runrun.it. Você pode encontrar as etiquetas clicando no ícone de engrenagem, ao lado de Visualização, conforme abaixo:

Cada usuário escolhe suas preferências, e pode definir o que deve ser exibido ou não nos cards das tarefas. Para isso, basta marcar os itens que devem permanecer na visualização e salvar.

Além de configurar as etiquetas, escolha se deseja ocultar ou mostrar o Play que dá início à contagem do tempo (ao marcar esta opção também ficam visíveis o cronômetro e a barra de progresso).

Importante: suas preferências serão salvas e aplicadas em todos os cards de todos os quadros. Note que ao selecionar os itens, ao final da coluna você poderá pré-visualizar as mudanças, para ver como seus cards vão aparentar:

5.2 Filtros

Para facilitar a localização das tarefas, há diversas opções de filtros: busque as tarefas por Cliente, Projeto, Grupo, Subgrupo, Data, e até pelas pessoas alocadas como responsáveis nas tarefas.

Os filtros estão localizados na coluna à esquerda do quadro, e você pode guardar suas preferências de filtros clicando no botão Salvar. Você poderá nomear o filtro e usá-lo novamente clicando em Meus filtros.

Confira este resumo rápido com as possibilidades e usos dos filtros:

Temos um artigo especial sobre este assunto, chamado Como usar os filtros no Quadros. Agora, vamos mostrar como você pode criar um novo quadro em poucos cliques.

6. Edição dos quadros

Uma vez criado, o quadro possui as etapas (dispostas em colunas) que vão receber as tarefas (apresentadas em cards) para que a equipe possa trabalhar. Conforme a evolução de cada tarefa, os cards vão “avançando” as etapas até sua finalização.

Para editar o quadro, vá na coluna à esquerda, clique em cima do nome do quadro, e localize um ícone em forma de engrenagem. Uma janela será aberta com as seguintes opções:

  • Informações: use o campo Título para renomear o quadro;

  • Visibilidade: marque se todos os usuários da sua conta ou apenas convidados podem visualizar as informações do quadro. Ao incluir alguém, você também pode atribuir o status de editor (com poder para alterar a estrutura do quadro) ou membro (capaz apenas de contribuir com as tarefas, mas sem poder para excluir ou renomear etapas);

  • Apagar quadro: apague o quadro de forma permanente. Antes de apagar o quadro, será necessário mover suas tarefas. Esta ação não poderá ser desfeita.

Vamos detalhar os elementos que existem em cada etapa e tarefa.

6.1 Elementos da etapa

As etapas contam com alguns itens para ajudar a organizar o fluxo de trabalho. Na imagem abaixo temos uma etapa chamada Caixa de Entrada, com tarefas criadas e disponíveis para visualização em formato de cards:

  1. Nome da etapa: aqui você encontra o título da etapa, e pode renomear se for necessário;

  2. Total de tarefas nesta etapa: indica a quantidade de tarefas existentes naquela etapa;

  3. Estimativa de esforço por etapa: mostra o tempo médio que uma tarefa fica na etapa, considerando o tempo médio das tarefas entregues nos últimos 30 dias. Dessa forma, você consegue estimar com mais facilidade quanto tempo um processo demora para ser concluído;

  4. Scrum: quando a equipe usa esta metodologia ágil para o desenvolvimento de projetos, cada tarefa pode ter uma pontuação, que aumenta de acordo com sua complexidade. Quando este item é utilizado, neste espaço é mostrada a soma de pontos das tarefas na etapa;

  5. Nova tarefa: use este campo para incluir uma nova tarefa na etapa. Com essa opção, você só precisa nomear a tarefa, sem a necessidade de escolher o tipo da tarefa, pois o Runrun.it usará o último tipo de tarefa que você utilizou.

6.2 Elementos da tarefa

Seu quadro já está configurado como você quer. Agora, as tarefas serão criadas e conforme seu desenvolvimento elas vão “andando” pelas etapas até serem entregues. O card representa a tarefa dentro do quadro, como podemos observar na imagem abaixo:

  1. Cliente: destaca para qual cliente esta tarefa foi criada;

  2. Projeto: um mesmo cliente pode ter diversos projetos, por isso você pode deixar indicado para qual projeto esta tarefa está direcionada;

  3. Tipo de tarefa: este item ajuda a categorizar as tarefas da sua empresa e auxilia nos relatórios para identificar uma estimativa inicial de esforço em horas úteis, que pode ser ajustada depois conforme a necessidade;

  4. Pontos: como já mencionamos, no Scrum é possível dar pontos para cada tarefa conforme sua complexidade;

  5. Título da tarefa: note neste item que há uma hashtag com um número, seguida de um título da tarefa. Este número é gerado automaticamente quando a tarefa é criada no quadro, e você pode usá-lo na busca ou no filtro para localizar a tarefa específica;

  6. Alocados (responsáveis): passe o cursor e identifique neste ícone todas as pessoas que estão alocadas nesta tarefa;

  7. Play: dê início ou pause o cronômetro que contabiliza o tempo investido nesta tarefa sem precisar abrir a janela para a visualização dos detalhes;

  8. Opções: nesta figura com os três pontinhos ficam as possibilidades de ação para modificar a tarefa - vamos detalhar cada uma no item 6.4 deste artigo;

  9. Tag: assim como a lógica das redes sociais, as tags são palavras que podem ser incluídas para marcar uma tarefa e depois ser encontrada por meio do filtro;

  10. Data de entrega desejada: neste campo será mostrado o prazo desejado para a entrega da tarefa;

  11. Adicionar urgência: marque a bandeira como vermelha para sinalizar que a tarefa é urgente;

  12. Barra de progresso: este recurso visual mostra o quanto de tempo previsto para a tarefa já foi investido;

  13. Subtarefas: neste ícone você consegue verificar a quantidade e proporção entre subtarefas que foram entregues e total de subtarefas que existem nesta tarefa;

6.3 Ações da etapa

Se você é editor do quadro e precisa adicionar uma etapa, vá até o final do quadro, na última etapa, e clique no botão Criar nova etapa:

Insira o nome da etapa, defina se ela será uma etapa aberta (ocorre antes da fase de entrega e são editáveis) ou entregue (neste tipo de entrega, usado para conclusão do fluxo de trabalho, não é possível realizar ajustes nas tarefas) e clique no ícone de ✔ (check). Depois de criar uma etapa você pode arrastá-la para o lugar correto do seu fluxo.

As etapas também possuem as seguintes opções organizar o fluxo de trabalho:

  1. Adicionar tarefa: clique para criar uma tarefa dentro desta etapa.

  2. Mover tarefas: nessa opção você vai conseguir mover todas as tarefas de uma determinada etapa para outros quadros já criados. Para isso, selecione o quadro desejado, escolha a nova etapa na qual estas tarefas deverão ocupar nesse novo quadro e em seguida clique em Concluir.

  3. Habilitar ou desabilitar notificações: se você acompanha uma ou mais etapas de um processo e precisa ser informado sobre o andamento de todas as tarefas desta etapa, habilite estas notificações.

  4. Ordenar por: você pode organizar a ordem como as tarefas aparecem na etapa pela data de entrega desejada, data de criação, cliente, projeto, tipo ou título.

  5. Gerenciar automações: neste campo é possível definir quais membros devem ser envolvidos de forma automática sempre que novas tarefas entrarem nesta etapa. Para mais detalhes, leia o artigo Como gerenciar automações na etapa para alocação de usuários.

  6. Expandir ou minimizar etapa: clique neste item se quiser ocultar ou reexibir a visualização de uma etapa. Você consegue arrastar Tarefas para dentro da etapa minimizada, bem como reordenar a posição das Etapas com mais facilidade.

  7. Habilitar ou desabilitar contagem de pontos: use este campo para mostrar ou ocultar a contagem de pontos Scrum da etapa.

  8. Habilitar ou desabilitar contagem de tempo: você tem a opção de manter ou retirar o cronômetro da etapa.

  9. Apagar etapa: os processos de exclusão de uma etapa estão divididos em duas partes - a exclusão da etapa em si e se vai optar por apagar ou mover as tarefas. Primeiro, realize a confirmação de que deseja apagar a etapa, e em seguida escolha se também vai apagar as tarefas localizadas nesta etapa. Importante: a ação não poderá ser desfeita.

6.4 Ações da tarefa

Localize o ícone com os três pontinhos para encontrar as possibilidades de ações para suas tarefas - vamos explicar a seguir cada item:

  1. Abrir comentários: clique neste item para abrir rapidamente as trocas de mensagens registradas nesta tarefa;

  2. Adicionar ou retirar urgência: já mencionamos o ícone em forma de bandeira anteriormente - este é mais um atalho para que você possa marcar ou desmarcar a urgência da tarefa;

  3. Clonar: basta clicar aqui para criar uma cópia da tarefa - o item duplicado estará indicado com a palavra (cópia) no nome da tarefa;

  4. Compartilhar: convide pessoas por e-mail para acessarem itens da sua tarefa. escolha se irá compartilhar anexos, progresso em %, ou a etapa atual;

  5. Entregar tarefa: ao finalizar a tarefa, clique nesta opção para indicar a entrega da tarefa, que aparecerá na primeira etapa entregue do quadro;

  6. Enviar para topo: clique aqui se quiser mudar a tarefa para o primeiro lugar da etapa;

  7. Mover de quadro: criou uma tarefa em um outro quadro e precisa mudar? Clique neste botão para mudar uma tarefa de quadro, e selecione o quadro de destino das tarefas selecionadas. Vale reforçar que uma tarefa pertence a apenas um quadro. Não é possível “duplicar” as tarefas para que elas apareçam em mais de um quadro.

  8. Apagar: delete a tarefa da etapa. Importante: a ação não poderá ser desfeita.

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat. 


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