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Assuntos abordados neste artigo:
Introdução
Contas Business e Enterprise podem utilizar os Portais para deixar seus formulários organizados e mais fáceis de compartilhar.
Você consegue agrupar os formulários nos portais do jeito que quiser - por áreas, equipes, tipos de demandas, você escolhe.
É possível configurar cada portal para que usuários da conta e pessoas externas possam acessar - gere um link e compartilhe rapidamente.
No exemplo da imagem acima, o portal Formulários de RH conta com 4 formulários: Solicitação de abertura de vaga, Pedido de reembolso, Solicitação de férias e Subsídio educação.
Neste artigo vamos explicar como criar, editar e configurar os portais para que as pessoas possam visualizar, além de mostrar como é possível dar permissão para que usuários criem portais. Vamos lá?
Como acessar os portais
Os portais podem ser acessados por dois locais:
- Aba Empresa > Portais: aqui ficam listados todos os portais cadastrados na sua conta. Além de gerenciar, é possível editar os portais existentes ou criar um novo portal (vamos explicar mais adiante).
- Setinha ao lado do botão Nova Tarefa: assim como a aba de acesso rápido aos formulários, ao clicar na setinha é possível acessar os portais ativos que você possui autorização para acessar.
Criando um portal
Para criar seu primeiro portal, clique no botão Novo portal, que aparece na setinha ao lado do botão Nova tarefa ou na aba Empresa > Portais.
Ao clicar no botão, uma tela como a imagem acima aparecerá para que você comece a editar seu portal. Vamos explicar a seguir como criar em poucos passos seu portal.
Como editar
Vamos mostrar todos os recursos disponíveis para que você possa editar seu portal de um jeito simples e rápido.
Essa personalização fica visível tanto para os usuários cadastrados na sua conta do Runrun.it quanto para pessoas externas que vão acessar via link.
Confira a seguir cada detalhe da edição:
1. Mudar cor de fundo: para customizar a cor de fundo do portal, clique no ícone e selecione uma das opções padronizadas. Você também consegue escolher outra cor clicando no ícone +.
2. Adicionar logo: você também tem a opção de incluir uma imagem no topo do portal. É necessário que a imagem esteja salva na extensão JPG, PNG ou GIF, e tenha um tamanho máximo de 5 MB.
3. Nome do portal: dê um título para o seu portal - os usuários da conta poderão usar o título para buscar o portal que desejam acessar.
4. Descrição: este item é opcional, e aqui você pode utilizar os recursos de formatação existentes nos formulários - para saber mais leia o artigo Como editar formulários.
5. Adicionar formulário: ao clicar você terá acesso a uma lista de formulários que você é editor. Escolha cada formulário que deseja adicionar - é importante destacar que um mesmo formulário pode estar presente em mais de um portal. Os formulários que estão inativos aparecem ao final da lista.
6. Formulários: como na imagem abaixo, você pode clicar nos seis pontinhos à esquerda do nome do formulário para reordenar a ordem que aparece na lista, e também pode clicar no ícone do papel com o lápis para abrir outra janela para acessar e editar o próprio formulário. Caso queira removê-lo da listagem, clique no x que aparece no canto direito.
Agora que você já sabe editar, vamos mostrar como configurar seu portal para que você escolha se pessoas de dentro e de fora da conta possam visualizar.
Configurações do portal
Na linha superior você encontra os seguintes recursos:
1. Nome do portal: neste campo aparecerá o nome dado ao portal - nesta imagem, como ainda não começamos a editar o portal, fica aparecendo “Portal sem título”. Ao mudar no campo editável, este espaço também se altera, repetindo a informação.
2. Editar portal: clique aqui para ajustar seu portal. Você consegue adicionar uma imagem, nomear o portal, incluir uma descrição e adicionar os formulários que deseja vincular no portal - vamos detalhar os recursos de edição mais adiante.
3. Visualizar: aqui você pode conferir como seu portal está ficando e como ele será visualizado pelas pessoas.
4. Inativo/Ativo: por padrão, o portal aparece como inativo - dessa forma, ninguém pode utilizar. Após concluir sua edição, marque como ativo para permitir que este portal fique disponível para uso das pessoas (no item Compartilhar você poderá definir quem tem permissão para acessar). Caso precise tirá-lo do ar, basta marcar o portal como inativo novamente.
5. Compartilhar: assim como no formulário, neste espaço você define quais usuários internos da sua conta podem editar ou visualizar o portal, e se deseja que o portal também seja acessado via link por pessoas externas (como clientes ou parceiros). Para facilitar a configuração, temos duas abas: Acesso interno e Acesso externo.
Na aba Acesso interno é possível adicionar quais usuários da sua conta Runrun.it poderão visualizar o portal, com 2 opções:
- Todos os usuários podem acessar: escolha este item e permita que todas as pessoas da sua conta acessem o portal.
- Apenas usuários e equipes participantes: use esta opção para delimitar quais pessoas ou equipes da sua empresa poderão acessar o portal.
Aqui você cria a lista de pessoas que podem acessar o portal, e ao lado do nome de cada usuário é possível escolher se a pessoa pode ser um editor (podendo preencher e editar a estrutura do portal), ou marque apenas pode acessar (neste caso ela apenas conseguirá visualizar e preencher o formulário).
Desta forma, é possível deixar um portal com mais de um editor, e você pode mudar seu próprio status de editor para pode acessar. Clique em remover acesso caso precise excluir uma pessoa - assim ela não poderá mais visualizar o portal.
Na aba Acesso externo você decide se o portal será visualizado por pessoas fora da sua conta (clientes ou parceiros).
Por padrão, o portal fica habilitado com a opção Ninguém com o link pode acessar. Torne o portal público e acessível para pessoas externas alterando este campo para Qualquer pessoa com o link pode acessar, como na imagem acima.
Ao deixar nesta última opção, ficam disponíveis dois botões:
Copiar link: clique para copiar o endereço e compartilhe o portal para que as pessoas possam visualizar. É importante destacar que pessoas externas só conseguem visualizar o portal e abrir o link dos formulários para preencher e enviar sua solicitação.
Copiar HTML: clique para copiar o código e o utilize para disponibilizar o portal diretamente em seu site. Copie o código em HTML e o envie para a pessoa que cuida do desenvolvimento da sua página da web.
6. Favorito: destaque o portal que você criou como favorito para destacá-lo nas primeiras posições da sua aba de acesso rápido, como na imagem abaixo.
7. Avaliar este espaço: deixe seu comentário ou sugestão para aprimorarmos os portais.
8. Mais opções: aqui você pode conferir um tutorial ou apagar o portal.
9. Fechar: ao clicar no X o portal será fechado, mas não se preocupe: você poderá continuar editando depois, basta localizá-lo na sua lista de portais.
A seguir vamos mostrar como você pode gerenciar os portais criados na sua conta.
Como gerenciar
Ao clicar na aba Empresa > Portais você consegue visualizar todos os portais cadastrados na sua conta - somente administradores e gestores da conta podem modificar todos os portais. A seguir vamos detalhar cada recurso presente neste espaço.
1. Filtro: utilize um dos seguintes filtros neste espaço - Todos, Favoritos, portais Ativos ou Inativos, portais com Link público habilitado, Criados por mim e Que sou editor.
2. Buscar: use este item para localizar um portal pelo nome completo ou por uma palavra presente no título.
3. Número total de portais criados na conta.
4. Avaliar este espaço: use este espaço para deixar seu comentário ou sugestão para aprimorarmos os portais.
5. Novo portal: clique aqui para criar um novo portal.
6. Exibir/ ocultar: escolha quais colunas você deseja visualizar ou ocultar.
7. Exportar:também é possível exportar a lista de portais nos formatos XLSX ou CSV - você receberá o arquivo no seu e-mail.
8. Título: aqui ficam listados todos os nomes dos portais. Para acessar um portal, basta clicar no título. Se desejar, clique para organizar a lista em ordem alfabética.
9. Favoritos: aqui ficam indicados quais portais estão classificados como favoritos na sua visualização - ao fazer esta classificação, os demais usuários não serão impactados.
10. Ativo: aqui fica indicado quais formulários estão ativos (disponíveis para que as pessoas possam acessar) ou inativos (indisponível para uso).
11. Acesso interno: passe o cursor no símbolo para checar se o portal está configurado como Todos os usuários podem acessar ou Apenas alguns usuários e equipes participam.
12. Acesso externo: o ícone em verde indica que o portal está habilitado como Qualquer pessoa com o link pode acessar, e desta forma está disponível para ser compartilhado externamente. Já o ícone com o cadeado indica que Ninguém com o link pode acessar.
13. Formulários: aqui mostra o número total de formulários vinculados ao portal (ativos e inativos).
14. Criado por: nome do usuário que criou o portal.
15. Criado em: data e horário em que o portal foi criado.
16. Ações: aqui você pode clicar em Editar ou Apagar o portal. Importante: ao apagar o portal permanentemente, os formulários conectados não serão apagados.
Para finalizar vamos explicar como ajustar as configurações da conta para permitir que usuários possam ou não criar portais.
Quem pode criar os portais?
Administradores da conta podem dar permissão para que todos ou apenas gestores e administradores possam criar portais.
Para ativar ou desativar esta opção, clique no ícone Configurações > Configurações da conta e no item usuários marque ou desmarque o item Permitir que todos os usuários criem portais, como na imagem acima.
Recado final
A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.
Artigos mencionados no texto:
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