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Assuntos abordados neste artigo:

Usuários externos são pessoas que estão fora da sua conta Runrun.it, tais como parceiros e clientes, e não consomem licenças. Nas contas pagas, o número de usuários externos é ilimitado.

Os usuários externos são criados ao compartilhar tarefas ou projetos com eles, e a equipe também consegue trocar mensagens via chat para alinhar as demandas.

Vale destacar que os usuários externos podem apenas visualizar as informações disponibilizadas para ele e interagir nos chats, ou seja, as pessoas externas não podem editar ou modificar tarefas, etapas, quadros e projetos.

Clique no botão Compartilhar, localizado na parte superior da tarefa, no canto direito, como mostrado na imagem abaixo:

Uma janela será aberta para que você possa adicionar os e-mails das pessoas e escrever uma mensagem - escolha se deseja compartilhar data de entrega desejada, anexos, progresso em porcentagem e etapa atual da tarefa.

Ao habilitar a opção Anexos, todos os anexos da tarefa serão compartilhados. Caso deixe esta opção desabilitada, nenhum anexo da tarefa estará compartilhado. Nos dois casos, você também poderá ativar ou desativar o compartilhamento do arquivo individualmente.

O símbolo com o balão de conversa na cor verde aparece ao lado do botão Compartilhada é o chat da tarefa, onde será possível aos usuários internos trocarem mensagens com usuários externos daquela tarefa.

Use o chat com usuário externo para alinhar demandas, aprovar documentos e manter todos na mesma página. Todas as pessoas das equipes com acesso à tarefa poderão interagir no chat com os usuários externos.

Observação: o chat com o usuário externo é diferente da Aba Comentários da tarefa - neste último espaço só estão as mensagens trocadas entre os usuários das equipes, e externos não possuem acesso.

Os formulários do Runrun.it ajudam a estruturar a entrada de novas tarefas - cada resposta enviada se transforma em uma tarefa no quadro da equipe.

Com uma configuração muito simples, você pode dar permissão para que o respondente do formulário acompanhe a tarefa que abriu como usuário externo.

Para isso vá até a edição do formulário, no botão Compartilhar, e marque a opção Permitir acompanhar, como indicado na imagem abaixo:

Para mais informações sobre o assunto, confira o artigo Como compartilhar um Formulário. Vamos explicar a seguir como é a visualização do usuário externo.

Cada pessoa externa receberá uma mensagem por e-mail para acessar as informações da tarefa, como no exemplo a seguir:

Para facilitar a gestão das informações dos usuários externos, um mesmo e-mail que tenha sido externo a aprovar e acompanhar materiais de mais de uma empresa, consegue acessá-las na mesma página, basta alterar a empresa da qual deseja ver as tarefas e projetos compartilhados.

Ao clicar no e-mail o externo visualiza uma área como a imagem abaixo, e encontrará apenas as informações que você compartilhou com ele, que podem ser etapa atual da tarefa, progresso em % e anexos para visualizar, fazer download, aprovar ou reprovar - vamos detalhar cada item a seguir:

1. Nome da tarefa compartilhada: título da tarefa para facilitar a visualização e identificação pelo usuário externo.

2. ID da tarefa: número com o identificador único da tarefa gerado pelo sistema.

3. Entrega desejada: data de entrega desejada da tarefa. Em caso de alteração no prazo, a mudança na data será refletida para o usuário externo.

4. Etapa: mostra a etapa atual em que a tarefa se encontra no quadro.

5. Progresso em %: indica em percentual o progresso da tarefa.

6. Chat da tarefa: ao clicar no botão será aberta uma aba com o chat da tarefa, e mostrará as trocas de mensagens entre a equipe e os usuários externos.

7. Nome: listagem dos anexos compartilhados na tarefa. É possível colocar em ordem alfabética crescente ou decrescente.

8. Anexado em: data e horário de quando o documento foi anexado na tarefa. É possível clicar na setinha ao lado para colocar a lista em ordem de datas crescentes ou decrescentes.

9. Decisões: mostra se o externo fez alguma ação para aprovar ou reprovar o anexo - o status Não há aparece quando o arquivo ainda não foi avaliado pelo externo.

10. Ações: o externo pode clicar nos botões para aprovar ou reprovar o documento. Quando o externo aprovar ou reprovar um arquivo ou escrever uma mensagem nos chats, o sistema notificará os usuários relacionados à tarefa e exibirá tais decisões nos Comentários do sistema para registro do histórico. Ao entregar a tarefa, os botões de Aprovar e Reprovar ficarão desabilitados para os externos.

11. Chat do anexo: o usuário externo pode enviar mensagens específicas sobre aquele anexo para a equipe.

Importante: o usuário externo terá acesso a todas as tarefas e projetos compartilhados com ele, e sempre será notificado por e-mail sobre novas tarefas, mensagens e anexos compartilhados.

O compartilhamento de uma tarefa pode ser desabilitado em qualquer momento, basta clicar no botão Compartilhar e desativando o botão, como na imagem abaixo:

Com isso, o externo que tentar acessar novamente será direcionado para a seguinte tela:

Para administradores da conta, os e-mails dos usuários externos ficam listados - clique no seu perfil e em seguida na opção Conta da Empresa, como na imagem a seguir:

Caso queira remover um usuário externo, entre neste espaço e faça a exclusão - todas as tarefas e projetos deixarão de ser compartilhados com a pessoa.

Para desabilitar a funcionalidade de compartilhar tarefas da sua conta, basta entrar nas configurações e desmarcar a opção em Usuários Externos:

A seguir separamos alguns artigos que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.