Nesse artigo você vai aprender:
1. O que são os modelos de formulários
2. Usando os modelos
2.1 Visualização dos modelos
2.2 Tipos de formulários
3. Como editar
3.1 Mudar ordem das perguntas
3.2 Excluir pergunta
3.3 Descrição da pergunta
3.4 Definir obrigatoriedade da pergunta
4. Compartilhando o formulário
1. O que são os modelos de formulários
No Runrun.it você pode criar formulários para organizar as informações de cada tarefa. As demandas são estruturadas da seguinte forma: o formulário é preenchido pelo solicitante com todos os detalhes, e cada resposta gera uma nova tarefa, que será visualizada no quadro da sua equipe.
Vale lembrar que os formulários podem ser preenchidos por usuários da sua conta Runrun.it e também por convidados externos (como clientes e parceiros, que não consomem licenças do seu plano).
Desenvolvemos alguns modelos de formulários para dar exemplos de uso e um ponto de partida para sua criação. Construa seu formulário a partir destes modelos e personalize de forma rápida e intuitiva: inclua ou retire itens, mude as perguntas ou altere a ordem dos campos.
Suas mudanças ficam salvas como um formulário listado no seu perfil. Você sempre poderá utilizar estes modelos, que permanecem sem alterações: desta forma é possível utilizá-los como base sempre que for criar um novo formulário.
2. Usando os modelos
Para criar um formulário, encontre na barra superior, no canto direito, o botão chamado Nova tarefa. Clique na setinha para ver as opções, e selecione o item o Criar formulário, como na imagem a seguir:
Você terá duas possibilidades para começar:
Novo em branco: clique no botão Crie do zero para personalizar as informações do seu formulário desde o início.
Usar modelo: escolha um tipo de formulário, com perguntas já incluídas, para começar a personalizá-lo.
Leia sobre a criação de formulários no artigo Crie formulários para gerar tarefas no Runrun.it.
Confira a seguir mais detalhes sobre os modelos de formulários:
2.1 Visualização dos modelos
A visualização dos modelos pode ser em forma de lista ou grade, conforme exemplo a seguir:
Você pode buscar pelo nome do modelo ou pelas áreas. Coloque o cursor em cima do formulário que deseja para usar o modelo ou visualizá-lo.
2.2 Tipos de formulários
Dividimos os modelos em algumas áreas para facilitar sua escolha, são elas: marketing, recursos humanos, vendas e tecnologia da informação:
Escolha entre as 4 categorias:
1) Marketing
Briefing de Campanha: receba informações essenciais para sua campanha.
Marketing de Conteúdo: solicite os itens que não podem faltar para a criação do conteúdo.
Brainstorm: receba contribuições e insights para um assunto ou tópico importante.
Design Thinking: colete hipóteses, resolva problemas e entregue mais valor usando conceitos do design thinking.
2) Recursos Humanos
Solicitação para RH: receba todas as solicitações de forma completa e organizada.
Feedback: organize as informações essenciais para os feedbacks dos colaboradores.
Recrutamento: receba as informações completas e organizadas dos candidatos.
Solicitação de Férias: organize todas as solicitações de férias dos seus funcionários.
3) Tecnologia da Informação
Liberação de Acesso: tenha controle sobre os pedidos de liberação de acesso.
Pedido de Suporte: gerencie o status de cada pedido de suporte.
Reportar Bug: concentre em um único lugar as informações de bugs.
Desenvolvimento de Produto: use este modelo para adicionar tarefas ao fluxo de desenvolvimento de produto.
4) Vendas
Registro de novo lead: tenha as informações dos novos leads em um só lugar.
Qualificação de Leads: qualifique seus leads de forma estruturada e não deixe passar nenhuma oportunidade.
Vendas de produtos: centralize o controle de entradas e saídas dos produtos da empresa.
Geração de leads: concentre as informações sobre a geração de leads em um só lugar.
3. Como editar
A parte central da tela de criação e edição é a página do formulário na qual você inclui, exclui e reorganiza os itens. Coloque quantas perguntas desejar e deixe na ordem que for mais conveniente.
Para incluir um tipo de pergunta basta clicar no ícone + da opção desejada, ou arrastá-lo até o formulário. Ao fazer uma inclusão, o tipo da pergunta fica indicado no início.
Para mudar o tipo da pergunta, basta excluir a atual e selecionar o novo formato.
3.1 Mudar ordem das perguntas
Para alterar a ordem de alguma pergunta, basta arrastá-la para a posição que deseja.
3.2 Excluir pergunta
Agora, se você deseja deletar um campo, use o ícone de lixeira que aparece ao lado do tipo da pergunta:
3.3 Descrição da pergunta
Se necessário, coloque uma descrição na pergunta para que ela ganhe mais contexto, assim a resposta será mais assertiva. Caso você não digite nada neste descritivo, essa área não ficará visível para o respondente.
3.4 Definir obrigatoriedade da pergunta
Nenhuma das suas perguntas precisam ser obrigatórias, mas analise com cuidado quais itens são imprescindíveis, pois sem estas informações sua tarefa pode ficar incompleta. Você pode alterar a obrigatoriedade das perguntas no seletor disponível no canto esquerdo de cada pergunta.
É importante que você selecione os itens de configurações para direcionar as respostas para o quadro que deseja:
4. Compartilhando o formulário
Após concluir a construção do seu formulário, use o botão Compartilhar para encaminhá-lo para as pessoas que podem responder.
Configure os itens como desejar:
1) Habilitar link público: marque este botão para tornar o formulário como público. O link pode ser compartilhado para pessoas que não usam o Runrun.it.
2) Coletar o e-mail de pessoas externas: a pessoa precisará obrigatoriamente inserir o e-mail para dar continuidade ao preenchimento do formulário, e assim o e-mail indicado será definido como criador da tarefa.
3) Enviar uma cópia das respostas por e-mail: caso você opte por coletar os e-mails, é possível habilitar se o respondente deverá receber uma cópia das respostas preenchidas (como se fosse um comprovante de envio). As respostas serão enviadas como na imagem abaixo:
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