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Assuntos abordados neste artigo:

Usuários convidados são pessoas que estão fora da sua conta Runrun.it, tais como parceiros e clientes, e não consomem licenças. Nas contas pagas, o número de usuários convidados é ilimitado.

Os usuários convidados são criados ao compartilhar tarefas ou projetos com eles, e a equipe também consegue trocar mensagens via chat para alinhar as demandas.

Vale destacar que os usuários convidados podem apenas visualizar as informações disponibilizadas para ele e interagir nos chats, ou seja, as pessoas externas não podem editar ou modificar tarefas, etapas, quadros e projetos.

Para compartilhar seus projetos, clique no menu Empresa, disponível no canto superior da tela, e em seguida na opção Projetos. Este comando te levará para uma página com todos os projetos da sua empresa.

Neste espaço há duas maneiras de você fazer esse compartilhamento. A primeira é por meio do ícone de três pontinhos e em seguida na opção Compartilhar projeto.

A outra maneira de compartilhar é abrir as informações do projeto e clicar no ícone Compartilhar:

As duas formas levam para a janela abaixo, na qual você poderá incluir os e-mails dos usuários convidados e selecionar o que você deseja compartilhar: Tarefas do projeto, Prazo, Etapa, Horas ou Tarefas em porcentagem.

Depois de adicionar os usuários convidados, o projeto fica com o botão Compartilhado na cor verde, como na imagem abaixo. O chat possui 2 abas para conversa: na primeira, chamada Membros do projeto, as mensagens são trocadas e visualizadas apenas pelos usuários da conta que têm acesso ao Projeto, e na segunda, chamada Convidados, o chat fica visível tanto para membros da sua equipe quanto para usuários convidados do projeto.

Ao compartilhar o projeto, um e-mail será enviado para o usuário convidado. O destinatário também consegue visualizar a mensagem de contexto, caso você tenha inserido, como no exemplo abaixo:

Para facilitar a gestão das informações dos usuários convidados, um mesmo e-mail que tenha sido convidado a aprovar e acompanhar materiais de mais de uma empresa, consegue acessá-las na mesma página, basta alterar a empresa da qual deseja ver as tarefas e projetos compartilhados.

Ao clicar no botão Acessar projeto na mensagem do e-mail, o usuário convidado consegue acessar uma página com as informações do projeto que você compartilhou com ele, como o exemplo a seguir:

Vamos detalhar a explicação de cada item:

1. Nome do projeto: título do projeto fica indicado para facilitar a visualização e identificação da tarefa pelo usuário convidado.

2. Prazo: prazo máximo para a entrega do projeto (se tiver sido adicionada).

3. Etapa: mostra a atual etapa do projeto.

4. Horas em %: neste espaço é mostrado em percentual a quantidade de horas investidas no projeto em verde, e na cor cinza quantas horas restantes estimadas.

5. Tarefas em %: aqui fica indicado em percentual a quantidade de tarefas entregues (em verde), e na cor cinza o percentual de tarefas pendentes (na cor cinza).

6. Chat do projeto: ao clicar no botão será aberta uma aba com o chat do projeto, e mostrará as trocas de mensagens entre a equipe e os usuários convidados.

7. ID: número com o identificador único da tarefa gerado pelo sistema.

8. Título: nome da tarefa.

9. Chat da tarefa: aqui é possível acessar o chat específico da tarefa.

10. Etapa: indica a etapa atual em que a tarefa se encontra.

11. Progresso em %: mostra a porcentagem de horas trabalhadas em cada tarefa de acordo com o tempo estimado de duração total.

Importante: o usuário convidado terá acesso a todas as tarefas e projetos compartilhados com ele, e sempre será notificado por e-mail sobre novas tarefas, mensagens e anexos compartilhados.

Para facilitar a gestão das informações dos usuários convidados, um mesmo e-mail que tenha sido convidado a aprovar e acompanhar materiais de mais de uma empresa, consegue acessá-las na mesma página, basta alterar a empresa da qual deseja ver as tarefas e projetos compartilhados.

O compartilhamento de um projeto pode ser desabilitado em qualquer momento, basta clicar no botão Compartilhar e desativando o botão, como na imagem abaixo:

Com isso, o convidado que tentar acessar novamente será direcionado para a seguinte tela:

Para administradores da conta, os e-mails dos usuários convidados ficam listados - clique no seu perfil e em seguida na opção Conta da Empresa, como na imagem a seguir:

Caso queira remover um usuário convidado, entre neste espaço e faça a exclusão - todos projetos ou tarefas deixarão de ser compartilhados com a pessoa.

Para desabilitar a funcionalidade de compartilhar tarefas da sua conta, basta entrar nas configurações e desmarcar a opção em Usuários Convidados:

A seguir separamos alguns artigos que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.