O Scrum é um framework ágil primariamente usado por equipes de desenvolvimento de software, mas hoje em dia é difundido em outras áreas. Através dele, você cria um fluxo de trabalho para que a sua equipe possa apresentar sempre uma versão melhor de um produto a cada sprint, ou a cada ciclo. No entanto, ao ser usado por outras áreas que não a de TI, acaba sendo uma forma de organizar o trabalho em períodos curtos, e em tempo de reverter possíveis erros.
Passo a passo do Scrum:
1. Reúna todas as tarefas (ou histórias) de um projeto em um Backlog. O Backlog é como se fosse um estoque com todas as demandas de um projeto;
2. Divida o projeto em sprints, ou blocos fixos de tempo - normalmente de 2 em 2 semanas, ou a cada mês;
3. O sprint se inicia com uma reunião, em que será decidido quais tarefas serão trabalhadas e as metas para o período. Cada profissional se serve de uma tarefa no Backlog.
4. Utilize um Scrum Board para visualizar de forma simples e sistemática como está o andamento das tarefas e em qual etapa elas estão.
5. Com o objetivo de acompanhar o que está sendo feito, organize uma reunião diária, ou a “Daily”, para que todos possam informar o que estão fazendo, se precisam de ajuda, se vai ser necessário estender o tempo e etc.
6. Ao final de cada sprint, faça uma outra reunião para avaliar criticamente o que foi entregue e já organize os preparativos para o próximo sprint.
Lembre-se: os Sprints são a sua referência de tempo em relação às tarefas.
Runrun.it + Scrum:
O Runrun.it te disponibiliza algumas feautures para que você possa utilizar o Scrum na sua forma de trabalho.
Backlog
No Quadros do Runrun.it, você pode criar quantas etapas forem necessárias para o seu fluxo de trabalho. No caso, como estamos falando do Scrum, você pode criar etapas com o nome de "Backlog do projeto" e "Sprint backlog".
Assim, na primeira você pode, por exemplo, criar todas as tarefas do projeto, sem alocados ou alocando uma equipe específica e, posteriormente, movendo as tarefas dessa etapa para a etapa "Sprint backlog", conforme elas vão sendo realizadas durante a sprint.
Como organizar seus Sprints no Runrun.it
A hierarquia do Runrun.it pode ter até 5 níveis: Cliente > Grupo > Subgrupo > Projeto e Tarefa. Dessa forma, você pode pode adaptar o seu fluxo de trabalho para aplicar os sprints, utilizando as hierarquias disponíveis.
Grupo e Subgrupo
Por exemplo, imagine que o seu fluxo está estruturado da seguinte forma: Cliente interno (responsável apenas pelas demandas da empresa); Grupos representam os departamentos (como Marketing, TI ou Administração); e os Subgrupos o período (o mês ou o trimestre do ano).
Crie um projeto backlog, onde você vai colocar todas as tarefas e depois crie um projeto para cada Sprint (Projeto Sprint 1, Projeto Sprint 2, e assim por diante).
Conforme os usuários forem trabalhando nas tarefas eles transferem elas do projeto backlog para o projeto da sprint do momento.
Projeto
Se a sua hierarquia for Cliente > Projeto > Tarefa, você pode criar um cliente externo, por exemplo, e tornar os projetos os seus sprints, como Cliente XPTO > Projeto Sprint 1 ou Cliente AB > Projeto Sprint 2.
Tags
Você pode adicionar tags nas tarefas para marcar a qual sprint elas pertencem. Assim, quando você for utilizar alguns de nossos relatórios, como o Timesheet por Cliente ou Status Report Geral, vai conseguir localizar com facilidade o que foi realizado em cada sprint e quanto tempo foi investido.
Tipo de tarefa
Cada tarefa no Runrun.it possui um tipo, que determina o esforço, ou seja, quanto tempo em média essa atividade levará para ser concluída. Dessa forma, você pode cadastrar os tipos de tarefa de acordo com os sprints, com o tipo de demanda que será realizada, etc. O que for melhor para você se organizar e, no futuro, obter as informações nos relatórios de forma precisa.
Quadros
O Quadros, está estruturado na forma de um kanban. Uma das vantagens da metodologia de Scrum é que ela pode ser combinada com outros tipos de gestão, como o kanban, que é uma forma de visualizar tudo que deve ser feito de maneira mais fácil. Além de que, ao utilizar o Quadros você pode arrastar as tarefas, conforme elas vão cumprindo as etapas.
Você também pode usar o Quadros como o seu Scrum Board, já que, como mostra a imagem acima as tarefas estão dividias em colunas e representadas por cards. Através da barra de porcentagem você pode acompanhar o progresso de cada tarefa e se ela vai ultrapassar ou não o esforço estimado.
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