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Assuntos abordados neste artigo
O que são os Quadros?
Você conhece a metodologia kanban? Se você já utilizou esse método de gestão de tarefas, os Quadros do Runrun.it seguem a mesma lógica: cada quadro é dividido por etapas e estabelece um fluxo de trabalho da equipe, deixando mais claro as ações e o acompanhamento das tarefas, do início até a entrega.
Na versão paga do Runrun.it é possível criar quantos quadros forem necessários, já que tudo vai depender da quantidade de fluxos de trabalho que existem na sua empresa.
Desta forma, é possível ter apenas um quadro e gerenciar todos os seus processos ali, ou criar um quadro para cada departamento ou área (recursos humanos, vendas, marketing, design, TI, entre outras).
Neste artigo explicaremos quem pode criar, visualizar e fazer edições nos quadros, e quais recursos estão disponíveis nas etapas e tarefas para facilitar o trabalho das equipes.
Como criar um quadro
Para criar um novo quadro, clique na seta ao lado do nome do quadro, na parte superior da tela, à esquerda, e depois no botão Novo quadro, como indicado na imagem abaixo:
Uma janela será aberta com várias opções de modelos, divididos nas seguintes áreas: Marketing, Vendas e CRM, Design e Criação, Desenvolvimento, Recursos Humanos, Operações, TI, Sucesso do Cliente e Financeiro. Ou, se preferir, clique em Usar padrão para criar a partir de um modelo básico.
Após escolher um modelo ou clicar no quadro básico, um novo quadro será gerado. No momento da criação é possível renomear, definir a visibilidade, escolhendo quem poderá contribuir (membro) ou modificar suas configurações (editor).
Nas contas Business e Enterprise também fica disponível a opção para desabilitar o acesso de administradores e gestores ao quadro - se desabilitado, eles só terão acesso se forem incluídos na lista.
Após a criação, as etapas poderão ser alteradas, incluídas ou excluídas conforme a necessidade, além de adicionar uma descrição na etapa para ajudar a todos, como no exemplo abaixo:
A estrutura de um quadro
Principais recursos
Após a criação, o quadro é formado por alguns elementos, tais como:
1. Lista de quadros: aqui aparece o nome do quadro que você está visualizando, e a lista dos quadros que você tem permissão para acessar. Neste campo também é possível criar um novo quadro.
2. Visualização Kanban: é possível visualizar o quadro no modo Kanban para ver as tarefas e as etapas do quadro.
3. Visualização Gantt: o mesmo quadro pode ser visualizado em forma de gráfico para checar o cronograma, a capacidade de horas e o progresso da equipe nas tarefas.
4. Formulários: no ícone o usuário encontrará os formulários ligados ao quadro que está atualmente em exibição na tela. Ao criar um novo quadro usando um modelo, um formulário será sugerido e ficará neste campo com a tag Recomendado - edite e deixe o formulário do jeito que sua empresa precisa.
5. Anexos: nesta tabela ficam os documentos anexados às tarefas do quadro em exibição na tela do usuário.
6. Filtros: aqui é possível filtrar as tarefas que você deseja visualizar no quadro. Os recursos estão divididos em subtarefas, filtros salvos, ativos e filtros avançados.
- Subtarefas: cada tarefa pode ser dividida em várias subtarefas, com trabalhos específicos. Use este filtro para visualizar ou ocultar as subtarefas do quadro. Você também tem a opção de visualizar simultaneamente as tarefas e as subtarefas.
- Filtros salvos: os filtros que você salvou estarão listados neste espaço. Os filtros salvos são de uso individual e podem ser aplicados em todos os quadros que você possui acesso.
- Filtros ativos: aqui ficam indicados os filtros atualmente em uso no quadro. Você pode excluir o filtro em uso clicando no X que aparece ao lado do nome do filtro.
- Filtros avançados: são 25 possibilidades de filtros. Escolha os parâmetros, combine-os e salve suas preferências.
7. Ações em massa: ao marcar diversas tarefas com um check, uma linha com algumas opções aparecerá na parte superior da tela, e você poderá realizar ajustes em todas as tarefas selecionadas de uma só vez. Saiba mais sobre o assunto no artigo Como usar as Ações em Massa.
8. Etapa: um quadro é dividido por etapas, que representam uma parte do fluxo de trabalho. Conheça mais detalhes clicando aqui.
9. Tarefa: um card representa uma tarefa criada no quadro. Clique no card para ampliar a tarefa na tela e conferir os detalhes. Preparamos o artigo Tarefas no Runrun.it com detalhes sobre cada recurso disponível.
10. Automações: este recurso permite que algumas ações do quadro possam ser realizadas de forma automática. Fique por dentro clicando no artigo Como usar as Automações no Runrun.it
11. Exibir ou ocultar itens no card: aqui você poderá escolher quais itens deseja visualizar nos cards das suas tarefas (vamos comentar mais sobre o assunto logo a seguir).
12. Configurações do quadro: clique no ícone com a engrenagem, e encontre as opções para editar o nome do quadro, definir quem pode visualizar, caso necessário, apague o quadro de forma permanente (esta ação não poderá ser desfeita).
Vamos falar mais sobre estes dois últimos recursos disponíveis nos quadros.
Como exibir ou ocultar itens nos cards das tarefas
A visualização dos elementos nos cards das tarefas pode ser personalizada conforme suas preferências - clique no ícone do olho para mostrar ou ocultar os itens que deseja.
Para personalizar os itens, basta marcar quais devem permanecer na visualização e clicar em Salvar.
Além de configurar os itens, escolha se deseja ocultar ou mostrar o Status de aprovação da tarefa e o Play nas tarefas, que dá início à contagem do tempo (ao ativar o play também ficam visíveis o cronômetro e a barra de progresso).
Importante: suas preferências serão salvas e aplicadas em todos os cards dos quadros. Note que ao selecionar os itens, ao final da coluna você poderá pré-visualizar as mudanças, para ver como seus cards vão aparentar:
Como ajustar as configurações do quadro
Uma vez criado, o quadro possui as etapas (dispostas em colunas) que vão receber as tarefas (apresentadas em cards) para que a equipe possa trabalhar. Conforme a evolução de cada tarefa, os cards vão “avançando” as etapas até sua finalização.
Pessoas com permissão para editar o quadro podem realizar ajustes indo até a parte superior da tela, à direita, para clicar no ícone em forma de engrenagem - a seguinte tela será aberta:
Nesta janela, na parte superior, é possível localizar o símbolo com a lixeira para apagar o quadro. Caso ainda existam tarefas nele, elas poderão ser movidas para outro quadro. Assim que ele estiver vazio é possível deletá-lo. Esta ação não poderá ser desfeita.
Nesta mesma janela existem duas abas: Geral e Participantes - a seguir vamos explicar cada uma delas.
Aba Geral
Nome do quadro: altere o nome do quadro como preferir.
Visibilidade do quadro: marque se todos os usuários da sua conta ou apenas alguns usuários e equipes poderão visualizar o quadro.
Permitir a criação rápida de tarefas através do botão "Adicionar tarefa": marque esta opção para habilitar a visualização do botão Adicionar tarefa, localizado na parte inferior das etapas abertas.
Este atalho permite que usuários do quadro criem novas tarefas diretamente pelo card. Ao criar a tarefa por meio deste botão, o tipo de tarefa adicionado será o "Padrão", mas o usuário poderá modificar o tipo da tarefa posteriormente. Importante: o ajuste feito pelo editor do quadro será replicado para os demais usuários.
Permitir que participantes do quadro criem formulários: se desmarcado, apenas editores do quadro poderão criar formulários.
Aba Participantes
Adicione ou exclua os usuários com acesso ao quadro. Ao incluir alguém, você também pode atribuir o status de editor (com poder para alterar as configurações do quadro) ou membro (capaz apenas de contribuir com as tarefas, mas sem poder para realizar alterações na estrutura do quadro).
Etapa
Conhecendo a etapa
As etapas contam com alguns itens para ajudar a organizar o fluxo de trabalho. Na imagem abaixo temos uma etapa chamada Caixa de Entrada, com tarefas criadas e disponíveis para visualização em formato de cards a seguir explicaremos cada item presente na etapa.
1. Nome da etapa: aqui você encontra o título da etapa, e pode renomeá-la se for necessário.
2. Total de tarefas nesta etapa: indica a quantidade de tarefas existentes naquela etapa.
3. Estimativa de esforço por etapa: mostra o tempo médio que uma tarefa fica na etapa, considerando o tempo médio das tarefas entregues nos últimos 30 dias. Dessa forma, você consegue estimar com mais facilidade quanto tempo um processo demora para ser concluído.
4. Scrum: quando a equipe usa esta metodologia ágil para o desenvolvimento de projetos, cada tarefa pode ter uma pontuação, que aumenta de acordo com sua complexidade. Quando este item é utilizado, neste espaço é mostrada a soma de pontos das tarefas na etapa.
5. Nova tarefa: use este campo para incluir uma nova tarefa na etapa.Com essa opção, você só precisa nomear a tarefa, sem a necessidade de escolher o tipo da tarefa, pois o Runrun.it usará o último tipo de tarefa que você utilizou.
Recursos da etapa
Se você é editor do quadro e precisa adicionar uma etapa, vá até o final do quadro, na última etapa, e clique no botão Criar nova etapa:
Insira o nome da etapa, defina se ela será uma etapa aberta (ocorre antes da fase de entrega e são editáveis) ou entregue (neste tipo de entrega, usado para conclusão do fluxo de trabalho, não é possível realizar ajustes nas tarefas), adicione uma descrição para que os usuários saibam como utilizá-la e clique no ícone de ✔ (check). Depois de criar uma etapa você pode arrastá-la para o lugar correto do seu fluxo.
As etapas também possuem as seguintes opções organizar o fluxo de trabalho:
1. Adicionar tarefa: clique para criar uma tarefa dentro desta etapa.
2. Criar etapa: crie uma etapa à esquerda ou à direita da coluna atual.
3. Mover tarefas: nessa opção você vai conseguir mover todas as tarefas de uma determinada etapa para outros quadros já criados. Para isso, selecione o quadro desejado, escolha a nova etapa na qual estas tarefas deverão ocupar nesse novo quadro e em seguida clique em Concluir.
4. Habilitar ou desabilitar notificações: se você acompanha uma ou mais etapas de um processo e precisa ser informado sobre o andamento de todas as tarefas desta etapa, habilite estas notificações.
5. Ordenar por: você pode organizar a ordem como as tarefas aparecem na etapa pela data de entrega desejada, data de criação, cliente, projeto, tipo ou título.
6. Expandir ou minimizar etapa: clique neste item se quiser ocultar ou reexibir a visualização de uma etapa. Você consegue arrastar Tarefas para dentro da etapa minimizada, bem como reordenar a posição das Etapas com mais facilidade.
7. Habilitar ou desabilitar contagem de pontos: use este campo para mostrar ou ocultar a contagem de pontos Scrum da etapa.
8. Habilitar ou desabilitar contagem de tempo: você tem a opção de manter ou retirar o cronômetro da etapa.
9. Apagar etapa: os processos de exclusão de uma etapa estão divididos em duas partes - a exclusão da etapa em si e se vai optar por apagar ou mover as tarefas. Primeiro, realize a confirmação de que deseja apagar a etapa, e em seguida escolha se também vai apagar as tarefas localizadas nesta etapa. Importante: a ação não poderá ser desfeita.
Tarefa
Conhecendo a tarefa
Seu quadro já está configurado como você quer. Agora, as tarefas serão criadas e conforme seu desenvolvimento elas vão “andando” pelas etapas até serem entregues. O card representa a tarefa dentro do quadro, como podemos observar na imagem abaixo:
1. Cliente: destaca para qual cliente esta tarefa foi criada.
2. Projeto: um mesmo cliente pode ter diversos projetos, por isso você pode deixar indicado para qual projeto esta tarefa está direcionada.
3. Tipo de tarefa: este item ajuda a categorizar as tarefas da sua empresa e auxilia nos relatórios para identificar uma estimativa inicial de esforço em horas úteis, que pode ser ajustada depois conforme a necessidade.
4. Pontos: como já mencionamos, no Scrum é possível dar pontos para cada tarefa conforme sua complexidade.
5. Título da tarefa: note neste item que há uma hashtag com um número, seguida de um título da tarefa. Este número é gerado automaticamente quando a tarefa é criada no quadro, e você pode usá-lo na busca ou no filtro para localizar a tarefa específica.
6. Alocados (responsáveis): passe o cursor e identifique neste ícone todas as pessoas que estão alocadas nesta tarefa.
7. Play: dê início ou pause o cronômetro que contabiliza o tempo investido nesta tarefa sem precisar abrir a janela para a visualização dos detalhes.
8. Opções: nesta figura com os três pontinhos ficam as possibilidades de ação para modificar a tarefa - vamos detalhar cada uma no item 6.4 deste artigo.
9. Tags: assim como a lógica das redes sociais, as tags são palavras que podem ser incluídas para marcar uma tarefa e depois ser encontrada por meio do filtro.
10. Data de entrega desejada: neste campo será mostrado o prazo desejado para a entrega da tarefa.
11. Adicionar urgência: marque a bandeira como vermelha para sinalizar que a tarefa é urgente.
12. Barra de progresso: este recurso visual mostra o quanto de tempo previsto para a tarefa já foi investido.
13. Subtarefas: neste ícone você consegue verificar a quantidade e proporção entre subtarefas que foram entregues e total de subtarefas que existem nesta tarefa.
Recursos da tarefa
Localize o ícone com os três pontinhos para encontrar as possibilidades de ações para suas tarefas - vamos explicar a seguir cada item:
1. Enviar para topo: clique aqui se quiser mudar a tarefa para o primeiro lugar da etapa.
2. Mover de quadro: criou uma tarefa em um outro quadro e precisa mudar? Clique neste botão para mudar uma tarefa de quadro, e selecione o quadro de destino das tarefas selecionadas. Vale reforçar que uma tarefa pertence a apenas um quadro. Não é possível “duplicar” as tarefas para que elas apareçam simultaneamente em mais de um quadro.
3. Clonar: basta clicar aqui para criar uma cópia da tarefa - o item duplicado estará indicado com a palavra (cópia) no nome da tarefa.
4. Abrir comentários: clique neste item para abrir rapidamente as trocas de mensagens registradas nesta tarefa.
5. Compartilhar: convide pessoas por e-mail para acessarem itens da sua tarefa. escolha se irá compartilhar anexos, progresso em %, ou a etapa atual.
6. Converter em Subtarefa ou Converter em Tarefa principal: este recurso permite a mudança de uma tarefa em subtarefa, ou o oposto. Saiba mais sobre este assunto no item 3 do artigo Guia prático de uso de subtarefas do Runrun.it.
7. Entregar tarefa: ao finalizar a tarefa, clique nesta opção para indicar a entrega da tarefa, que aparecerá na primeira etapa entregue do quadro.
8. Apagar: delete a tarefa da etapa. Importante: a ação não poderá ser desfeita.
Como usar os filtros do quadro
Para facilitar a localização das tarefas, há diversas opções de filtros: busque as tarefas por Cliente, Projeto, Grupo, Subgrupo, Data, e até pelas pessoas alocadas como responsáveis nas tarefas.
Os filtros estão localizados na coluna à esquerda do quadro, e você pode guardar suas preferências de filtros clicando no botão Salvar. Você poderá nomear o filtro e usá-lo novamente clicando em Meus filtros, como na imagem a seguir:
Temos um artigo especial sobre este assunto, chamado Como usar os filtros no Quadros. Agora, vamos mostrar quem tem autorização para editar o quadro.
Quem tem permissão para modificar os quadros?
Como os quadros organizam o fluxo de trabalho de toda a equipe, é importante definir quem pode contribuir (membro) e quem pode realizar mudanças na estrutura dos quadros (editor).
Os membros podem visualizar as informações do quadro, arrastar as tarefas de uma etapa para outra, mover tarefas entre quadros, criar tarefas e habilitar notificações (seguir uma etapa específica do processo).
Os editores têm as mesmas permissões dos membros, e também podem ajustar as informações do quadro - como adicionar etapas (abertas ou entregues), apagar o quadro e adicionar ou excluir permissões para os demais usuários, como por exemplo, habilitar que usuários respondam por e-mail aos comentários.
Recado final
A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.
Artigos mencionados no texto:
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