*essa funcionalidade começou a ser liberada para as contas a partir de 4 de novembro de 2019.

Nesse artigo você vai aprender sobre:

1) Conhecendo o Quadros

2) Gerenciar Quadros 

3) Filtros do Quadros

4) Etapas do Quadros

5) Tarefas no Quadros 

6) Adicionando Etapas 

7) Movendo tarefas entre Quadros

1.  Conhecendo o Quadros

O Quadros é uma funcionalidade do Runrun.it que permite que você veja todas as tarefas da sua conta, dispostas em colunas que correspondem às etapas do seu fluxo de trabalho. 

Na imagem abaixo, você pode acompanhar pelos números os principais itens do seu quadro. 

  1. Gerenciar Quadros: clicando aqui você pode criar um novo quadro, ou acessar aqueles que você possui permissão para visualizar;
  2. Filtros: através das opções, você pode filtrar tarefas específicas;
  3. Etapa: uma parte do seu processo ou do fluxo de trabalho;
  4. Tarefa: cada card representa uma tarefa criada no sistema; 
  5. Calendário: aqui você pode inserir uma data desejada de entrega na tarefa; 
  6. Alocação: aloque os usuários desejados na tarefa; 
  7. Criar nova etapa: insira uma nova etapa (aberta ou entregue) no seu quadro. 

Você pode criar quantos quadros forem necessários, já que tudo vai depender da quantidade de fluxos de trabalho que existem na sua empresa. Dessa forma, é possível ter apenas um quadro e gerenciar todos os seus processos ali, ou criar um quadro para cada departamento / área de sua empresa.

É possível filtrar as tarefas por Cliente, Projeto, Grupo, Subgrupo, de um ou mais alocados específicos, em uma data de entrega específica, e/ou em determinadas situações, como vamos abordar de forma mais específica no tópico 3 deste artigo. 

2. Gerenciar Quadros 

Ao clicar no botão Gerenciar quadros, você vai ter acesso a uma lista com os quadros que você tem permissão para visualizar. 

Atenção: Se você possuir perfil de administrador ou de gestor, vai ter permissão para criar novos quadros e também vai conseguir visualizar todos os quadros da conta. 

Opções do quadro

  • Renomear

Para alterar o nome do quadro, basta clicar nesta opção. 

  • Visibilidade: 

Defina quem pode ter acesso ao quadro. As permissões podem ser definidas no momento de criação do quadro, ou posteriormente. 

Ao tornar o Quadro Visível para todos, todos os usuários da conta terão acesso ao quadro.

Caso você deseje restringir o acesso, desabilite a primeira opção e digite os nomes dos usuários ou das equipes que você deseja que tenham permissão para ver o quadro, além dos administradores e gestores. 

Depois de selecionar aqueles que podem ver o quadro, você vai definir se eles são membros ou editores do quadro. 

Os membros podem visualizar as informações do quadro, arrastar as tarefas de uma etapa para outra, criar tarefas nas etapas e Habilitar notificações (seguir uma etapa específica do processo). 

Os editores  podem editar as informações do quadro, adicionar etapas (abertas ou entregues), apagar o quadro, mover tarefas entre quadros, e claro, as mesmas permissões dos membros: filtrar informações, movimentar os cards entre as etapas, Habilitar notificações (seguir uma etapa) e criar tarefas nas etapas. 

  • Apagar quadro

O processo para apagar um quadro é dividido em duas etapas. A primeira é a confirmação que você deseja apagar o quadro e a segunda o que você gostaria de fazer com as tarefas que pertencem àquele quadro. 

Na primeira parte, para apagar um quadro clique em Gerenciar Quadros > selecione o quadro desejado > clique nas opções > clique em Apagar quadro. A seguinte mensagem vai aparecer na sua tela: 

Digite a palavra apagar e clique em Apagar quadro

Agora, você precisa decidir o que vai acontecer com as tarefas que pertencem ao Quadro que você está apagando. 

Você pode apagar essas tarefas ou movê-las para um outro Quadro. 

Se optar por apagar, clique em Apagar tarefas, digite apagar e clique novamente em Apagar tarefas. 

Se optar por mover, selecione o Quadro destino dessas tarefas, complete os passos e pronto! 

Quando o processo que você escolheu foi finalizado, uma tela de confirmação vai aparecer para você:

Atenção: As ações de apagar no Runrun.it são permanentes. Se, por exemplo, você tiver apenas um Quadro na conta, e quiser apagá-lo, optando por apagar também as tarefas, todas as tarefas da sua conta serão excluídas. 

  • Novo quadro 

Para criar um novo quadro, clique no botão Novo quadro. Em seguida, digite um título, e em seguida defina o seu fluxo de trabalho, ou seja, as etapas que farão parte daquele quadro.  

Você pode optar por criar suas próprias etapas ou por escolher um Modelo de fluxo de trabalho. 

Modelos de fluxo de trabalho 

Ao criar um novo Quadro, você terá disponível 6 modelos de fluxo de trabalho, com as seguintes etapas: 

1) Padrão

Caixa de entrada 

Fazendo 

Entregues 

2) Marketing

Traçar objetivos e metas 

Planejamento

Fazendo

Revisão

Finalizados 

3) RH

Definição do perfil da vaga

Divulgação da vaga

Seleção

Contato com candidatos

Entrevista

Negociação e contratação

Concluído

4) Design 

Briefing

Brainstorm

Em progresso

Aprovação

Entrevista

Finalizado

5) Desenvolvimento (TI) 

Backlog 

Desenvolvimento 

Revisão de Código 

Testes 

Implantação

Entregue 

6) Vendas 

Prospecção 

Qualificação 

Reuniões/ Apresentação da solução 

Proposta

Follow up e Negociação

Forecast

Won

Lost 

Durante a criação do seu Quadro, mesmo que você opte por um modelo você poderá apagar uma determinada etapa, criar etapas abertas e renomear as etapas. 

3) Filtros 

Os Filtros do Quadro são a forma mais rápida de ter acesso a uma informação específica. 

Eles são individuais, ou seja, eles funcionam da mesma forma que as métricas do Dashboard. Então, você fica livre para criar os filtros que mais fazem sentido para você. 

Para criar um filtro você pode combinar as opções dos itens abaixo: 

Grupos e marcações 

  • Título da tarefa 
  • Clientes 
  • Grupos 
  • Subgrupos
  • Projetos
  • Equipes
  • Tipos de tarefa 
  • Tags 

Responsáveis

  • Todas 
  • Não atribuídas 
  • Escolher alocados  

Entrega desejada

  • Todas 
  • Sem data 
  • Últimos 7 dias 
  • Hoje 
  • Amanhã
  • Próximos 7 dias 
  • Próximos 30 dias 
  • Escolher data
  • Escolher período

Situação da tarefa 

  • Atrasadas 
  • Esforço ultrapassado 
  • Play ativo 
  • Aguardando aprovação 
  • Minhas aprovações 

Depois que você escolheu as condições, para criar um filtro, clique em Salvar, digite um título para o seu filtro e em seguida clique em Confirmar. 

Na imagem acima, foi criado um filtro para as tarefas de um projeto específico. 

Os filtros salvos vão aparecer na caixinha superior MEUS FILTROS

Você também pode criar um filtro para saber quais tarefas estão aguardando a sua aprovação. 

Ou ainda, tarefas de duas pessoas em um projeto específico. 

4) Etapas

As colunas representam as etapas que foram determinadas durante a criação do fluxo de trabalho do quadro. 

Abaixo do nome de cada etapa existem dois ícones: o de pilha e o de relógio. 

O ícone de de pilha indica a quantidade de tarefas que existe naquela etapa. 

O ícone de relógio indica o tempo médio que uma tarefa fica na etapa, representando o  tempo médio das tarefas entregues nos últimos 30 dias. Dessa forma, você consegue estimar com mais facilidade quanto tempo um processo demora para ser concluído. 

Em cada etapa, existem 4 opções: 

  • + Adicionar tarefa

Clicando neste botão, você pode criar uma tarefa em uma etapa específica do seu fluxo de trabalho.  

  • Mover tarefas

Nessa opção você vai conseguir mover todas as tarefas de uma determinada etapa para outros quadros já criados. 

Primeiro selecione o quadro desejado, em seguida escolha a etapa que essas tarefas vão ocupar nesse novo quadro e em seguida clique em Próximo! 

Pronto! A sua ação foi concluída. 

  • Habilitar notificações

Se você acompanha uma ou mais etapas de um processo e precisa receber uma notificação do andamento de todas as tarefas daquela parte pode habilitar as notificações de uma etapa específica.  

  • Apagar etapa 

O processos de exclusão de uma etapa está dividido em duas partes: a exclusão da etapa em si e se vai optar por apagar ou mover as tarefas. 

Primeiro, você vai realizar a confirmação de que deseja apagar a etapa e em seguida escolher se vai apagar as tarefas. 

5) Tarefas no quadros 

Cada card dentro do quadros representa uma tarefa criada no Runrun.it. Como podemos observar na imagem abaixo:

1 Cliente 

2 Projeto

3 Tipo de tarefa 

4 Título da tarefa 

5 Calendário de data de entrega desejada 

6 Ícone de alocação de pessoas 

7 Horas registradas na tarefa 

8 Barra de progresso 

9 Ícone de play - aparece somente para as tarefas nas quais você está alocado 

Os três tracinhos coloridos representam, respectivamente, o Cliente, o Projeto e o Tipo de tarefa. Para visualizá-los, basta clicar sobre qualquer um. 

Ao clicar no  ícone de calendário, você vai conseguir adicionar na tarefa uma data de entrega desejada. 

No ícone de alocação, você vai conseguir adicionar usuários em uma tarefa. 

Os número indicam as horas, minutos e segundos que já foram trabalhadas na tarefa. 

A barra, localizada ao lado das horas registradas na tarefa, indica o progresso (em relação ao esforço do tipo de tarefa). 

Se ela estiver tracejada, significa que ela é uma tarefa ongoing. 

6) Adicionando Etapas 

Para adicionar uma etapa ao seu quadro, vá até a última etapa entregue e clique em Criar nova etapa. Em seguida insira o Nome da etapa, determine se ela é uma etapa aberta ou entregue e clique no ícone de ✔ (check). Depois de criar uma etapa você pode arrastá-la para o lugar correto do seu fluxo. 

Apenas para relembrar: 

  • As etapas abertas correspondem aos processos que ocorrem antes de a tarefa ser entregue. 
  • As etapas entregues correspondem aos processos que ocorrem depois que a tarefa é entregue. 

Somente os editores do quadro podem criar novas etapas. 

7) Movendo tarefas entre quadros 

Se você possui mais de um quadro na sua conta do Runrun.it, ou quiser criar um novo quadro e movimentar as tarefas de um para outro,  é só seguir as instruções  abaixo: 

1. Utilize as opções disponíveis nos filtros para selecionar as tarefas que você deseja mover. Por exemplo, você pode selecionar as tarefas de um projeto específico, apenas o tipo de tarefa “Orçamento”, por exemplo. 

2. Clique no botão Mover e selecione o quadro destino das tarefas selecionadas. 

Mas lembre-se: cada tarefa pertence a apenas um quadro! Não é possível “duplicar” as tarefas para que elas apareçam em mais de um quadro. 

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat. 


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